Par Nicolas Commare chez COLIBRI

Retards de livraison, croissance imprévisible de la demande, pénuries à répétition… De nombreux aléas peuvent conduire à la rupture de stock. Et pourtant, ce stock est essentiel à l’activité de l’entreprise. En effet, sans stock, pas de vente et sans vente… Pas de bénéfice ! Éviter les ruptures de stock fait donc office de nécessité pour toutes les entreprises. Mais, comment faire ?

Les impacts d’une rupture de stock

Outre la perte de vente – qui s’apparente à la conséquence la plus directe et la plus rapide à la suite d’une rupture de stock – l’entreprise s’expose à d’autres répercussions, telles que :

Des pénalités de rupture : dans certains secteurs, les entreprises qui ne parviennent pas à respecter leurs commandes engagées subissent des pénalités financières qui peuvent vite s’avérer conséquentes.

Des coûts supplémentaires pour pallier la rupture : afin de reprendre ses ventes, une entreprise n’a parfois pas d’autre possibilité que d’enclencher des mesures urgentes, telles que de s’approvisionner chez un fournisseur plus proche ou encore d’accélérer le mode de transport des marchandises. Généralement, ces alternatives entraînent un coût non négligeable, et surtout non prévu au budget d’origine.

Une perte de notoriété clients : après une rupture de stock, la confiance des clients est bien souvent érodée, car l’entreprise n’a pas su répondre à leurs attentes. La clientèle risque donc de se tourner vers la concurrence pour satisfaire sa demande, et ce, potentiellement de manière définitive. N’oublions pas non plus que le partage d’une mauvaise expérience exprimé sur les réseaux sociaux ou sur d’autres outils de communication peut générer un effet boule de neige et engendrer une baisse des recommandations.

Comment éviter la rupture de stock ?

Face à ces risques multiples, sur le court et long terme, il est essentiel pour les professionnels de mettre en place des règles de gestion de catalogue cohérentes et alignées avec la promesse client et la stratégie de l’entreprise. En ce sens, catégoriser ses produits (A, B, C) ou encore définir sur chacune des catégories quelle promesse est faite aux clients est alors indispensable. Par exemple, un produit non stratégique, à faible marge et faible volume pourra être classé en C et approvisionné à la commande. Par contre, un produit phare qui génère 20 % des ventes sera géré avec un délai de livraison de 5 jours et un taux de service proche de 99 %.

Constituer un stock de sécurité

Le stock de sécurité correspond à un surplus de stock prévu pour faire face à des situations imprévues et critiques. Excédentaire par nature, ce stock permet à l’organisme de limiter les risques de rupture. Attention cependant à ne pas en abuser : la constitution d’un stock de sécurité trop important peut mener, à l’inverse, à l’entreposage de produits obsolètes – qui ne seront donc jamais vendus ! Ce risque est d’autant plus grand pour certains secteurs comme la mode, l’agroalimentaire ou encore l’industrie électronique, où les produits ont par nature une durée de vie limitée.

Tout le travail consiste ainsi à trouver le bon équilibre afin de constituer un stock de sécurité suffisamment conséquent pour pallier les imprévus, mais aussi suffisamment restreint pour limiter les produits obsolètes. Ainsi, pour pallier les imprévus, que ce soit en termes de demande ou d’approvisionnement, on pourra définir le stock de sécurité d’un produit en fonction des règles de gestion, des taux de fiabilité des prévisions, mais aussi des taux de fiabilité des fournisseurs. S’appuyer sur un outil S&OP simplifie cette tâche difficile à réaliser sur un simple tableur Excel.

Le concept de lot optimal fait référence à la quantité idéale de marchandises à commander pour maximiser le rendement de chaque achat. Il s’agit donc de passer des commandes suffisamment substantielles pour amortir les coûts d’achats, tout en tenant compte des coûts de stockage liés à la détention des marchandises en entrepôt et de l’optimisation des moyens de transport utilisés. 

À noter également que les fournisseurs, qui doivent absorber leurs coûts fixes de production, pourront imposer des volumes de commande minimum, ce qui vient complexifier le calcul. Pour éviter la rupture de stock, notamment lorsque les produits présentent un risque de pénurie élevé, il peut donc être judicieux d’augmenter la taille du lot de commande.

En parallèle, il est important de déterminer le délai et la fréquence des commandes passées aux fournisseurs. Tout comme dans le cas du lot optimal et du stock de sécurité, l’objectif consiste encore une fois à trouver le bon équilibre, à savoir commander suffisamment pour éviter la rupture de stock, tout en limitant l’accumulation excessive de produits en entrepôt.

Anticiper les ventes

Effectuer des prévisions sur les ventes est un bon moyen de limiter les ruptures de stock en ajustant régulièrement les stocks a la demande.  Prévoir les ventes de la manière la plus précise est une affaire complexe, mais les outils S&OP permettent aujourd’hui des bon niveaux de précisions en intégrant la collaboration entre les équipes, et l’apport de l’intelligence artificielle qui vient améliorer de plus en plus la performance des calculs.  À noter tout de même qu’en matière de prévision, plusieurs équipes peuvent intervenir avec des prismes de lecture différents. Ainsi, pour les départements Supply Chain, un focus sera mis sur l’analyse de l’historique (avec une faible visibilité sur l’évolution de l’offre du marché) alors que les directions commerciales se baseront plutôt sur des informations de « ressenti » remontant des clients et du terrain.

Il existe des moyens efficaces d’éviter les ruptures de stock, malheureusement, ils peuvent engendrer un autre écueil : le surstock. Et avec lui, une multitude de coûts qui peuvent vite s’avérer conséquents pour l’entreprise. C’est pourquoi éviter la pénurie à tout prix ne s’apparente pas à une solution viable : tout l’enjeu consiste à piloter ses stocks afin d’éviter la rupture… Mais également la surcharge !

Maitriser son niveau de stocks grâce à un logiciel S&OP

La mise en place d’un processus efficace de pilotage des stocks est une tâche complexe qui nécessite de travailler avec précision, prévision, rapidité et de manière collaborative. Sans outil adapté, une telle organisation s’avère particulièrement difficile. Pour relever les défis organisationnels liés au pilotage des stocks, la solution la plus judicieuse consiste donc à investir dans un logiciel S&OP (Sales and Operations Planning) utilisant l’Intelligence Artificielle. Maitrise des taux de service, regard en temps réel sur les niveaux de stocks, contrôle des approvisionnements. Grâce à cet outil, l’entreprise est en mesure de mettre en place une stratégie de pilotage des stocks efficace qui limite les ruptures et le surstock.

Par Nicolas Commare chez COLIBRI

Retards de livraison, croissance imprévisible de la demande, pénuries à répétition… De nombreux aléas peuvent conduire à la rupture de stock. Et pourtant, ce stock est essentiel à l’activité de l’entreprise. En effet, sans stock, pas de vente et sans vente… Pas de bénéfice ! Éviter les ruptures de stock fait donc office de nécessité pour toutes les entreprises. Mais, comment faire ?

Les impacts d’une rupture de stock

Outre la perte de vente – qui s’apparente à la conséquence la plus directe et la plus rapide à la suite d’une rupture de stock – l’entreprise s’expose à d’autres répercussions, telles que :

Des pénalités de rupture : dans certains secteurs, les entreprises qui ne parviennent pas à respecter leurs commandes engagées subissent des pénalités financières qui peuvent vite s’avérer conséquentes.

Des coûts supplémentaires pour pallier la rupture : afin de reprendre ses ventes, une entreprise n’a parfois pas d’autre possibilité que d’enclencher des mesures urgentes, telles que de s’approvisionner chez un fournisseur plus proche ou encore d’accélérer le mode de transport des marchandises. Généralement, ces alternatives entraînent un coût non négligeable, et surtout non prévu au budget d’origine.

Une perte de notoriété clients : après une rupture de stock, la confiance des clients est bien souvent érodée, car l’entreprise n’a pas su répondre à leurs attentes. La clientèle risque donc de se tourner vers la concurrence pour satisfaire sa demande, et ce, potentiellement de manière définitive. N’oublions pas non plus que le partage d’une mauvaise expérience exprimé sur les réseaux sociaux ou sur d’autres outils de communication peut générer un effet boule de neige et engendrer une baisse des recommandations.

Comment éviter la rupture de stock ?

Face à ces risques multiples, sur le court et long terme, il est essentiel pour les professionnels de mettre en place des règles de gestion de catalogue cohérentes et alignées avec la promesse client et la stratégie de l’entreprise. En ce sens, catégoriser ses produits (A, B, C) ou encore définir sur chacune des catégories quelle promesse est faite aux clients est alors indispensable. Par exemple, un produit non stratégique, à faible marge et faible volume pourra être classé en C et approvisionné à la commande. Par contre, un produit phare qui génère 20 % des ventes sera géré avec un délai de livraison de 5 jours et un taux de service proche de 99 %.

Constituer un stock de sécurité

Le stock de sécurité correspond à un surplus de stock prévu pour faire face à des situations imprévues et critiques. Excédentaire par nature, ce stock permet à l’organisme de limiter les risques de rupture. Attention cependant à ne pas en abuser : la constitution d’un stock de sécurité trop important peut mener, à l’inverse, à l’entreposage de produits obsolètes – qui ne seront donc jamais vendus ! Ce risque est d’autant plus grand pour certains secteurs comme la mode, l’agroalimentaire ou encore l’industrie électronique, où les produits ont par nature une durée de vie limitée.

Tout le travail consiste ainsi à trouver le bon équilibre afin de constituer un stock de sécurité suffisamment conséquent pour pallier les imprévus, mais aussi suffisamment restreint pour limiter les produits obsolètes. Ainsi, pour pallier les imprévus, que ce soit en termes de demande ou d’approvisionnement, on pourra définir le stock de sécurité d’un produit en fonction des règles de gestion, des taux de fiabilité des prévisions, mais aussi des taux de fiabilité des fournisseurs. S’appuyer sur un outil S&OP simplifie cette tâche difficile à réaliser sur un simple tableur Excel.

Le concept de lot optimal fait référence à la quantité idéale de marchandises à commander pour maximiser le rendement de chaque achat. Il s’agit donc de passer des commandes suffisamment substantielles pour amortir les coûts d’achats, tout en tenant compte des coûts de stockage liés à la détention des marchandises en entrepôt et de l’optimisation des moyens de transport utilisés. 

À noter également que les fournisseurs, qui doivent absorber leurs coûts fixes de production, pourront imposer des volumes de commande minimum, ce qui vient complexifier le calcul. Pour éviter la rupture de stock, notamment lorsque les produits présentent un risque de pénurie élevé, il peut donc être judicieux d’augmenter la taille du lot de commande.

En parallèle, il est important de déterminer le délai et la fréquence des commandes passées aux fournisseurs. Tout comme dans le cas du lot optimal et du stock de sécurité, l’objectif consiste encore une fois à trouver le bon équilibre, à savoir commander suffisamment pour éviter la rupture de stock, tout en limitant l’accumulation excessive de produits en entrepôt.

Anticiper les ventes

Effectuer des prévisions sur les ventes est un bon moyen de limiter les ruptures de stock en ajustant régulièrement les stocks a la demande.  Prévoir les ventes de la manière la plus précise est une affaire complexe, mais les outils S&OP permettent aujourd’hui des bon niveaux de précisions en intégrant la collaboration entre les équipes, et l’apport de l’intelligence artificielle qui vient améliorer de plus en plus la performance des calculs.  À noter tout de même qu’en matière de prévision, plusieurs équipes peuvent intervenir avec des prismes de lecture différents. Ainsi, pour les départements Supply Chain, un focus sera mis sur l’analyse de l’historique (avec une faible visibilité sur l’évolution de l’offre du marché) alors que les directions commerciales se baseront plutôt sur des informations de « ressenti » remontant des clients et du terrain.

Il existe des moyens efficaces d’éviter les ruptures de stock, malheureusement, ils peuvent engendrer un autre écueil : le surstock. Et avec lui, une multitude de coûts qui peuvent vite s’avérer conséquents pour l’entreprise. C’est pourquoi éviter la pénurie à tout prix ne s’apparente pas à une solution viable : tout l’enjeu consiste à piloter ses stocks afin d’éviter la rupture… Mais également la surcharge !

Maitriser son niveau de stocks grâce à un logiciel S&OP

La mise en place d’un processus efficace de pilotage des stocks est une tâche complexe qui nécessite de travailler avec précision, prévision, rapidité et de manière collaborative. Sans outil adapté, une telle organisation s’avère particulièrement difficile. Pour relever les défis organisationnels liés au pilotage des stocks, la solution la plus judicieuse consiste donc à investir dans un logiciel S&OP (Sales and Operations Planning) utilisant l’Intelligence Artificielle. Maitrise des taux de service, regard en temps réel sur les niveaux de stocks, contrôle des approvisionnements. Grâce à cet outil, l’entreprise est en mesure de mettre en place une stratégie de pilotage des stocks efficace qui limite les ruptures et le surstock.

Mettre en place des processus de gestion performants est un impératif pour l’ensemble des organisations et leur permet de développer leur qualité de service et leurs résultats. Dans ce contexte, depuis de nombreuses années, les grandes structures ont parfaitement intégré ce point central et investissent fortement pour faire évoluer leurs infrastructures et se doter d’outils innovants qui leur permettent de supporter leur croissance. Mais quid des ETI et des PME ? Sur ce point, il existe encore de grandes disparités et nombre de PME sont encore sous équipées et font face à des processus de gestion complexes. Cela influe sur leur productivité et leur aptitude à accroitre leur avantage concurrentiel.

Des modes de gestion spécifiques

Une chose est sûre, l’évolution des offres du marché a connu une forte accélération et les ERP, qui étaient historiquement réservés aux grands comptes au regard du coût et de la complexité des projets, sont aujourd’hui entrés dans une nouvelle ère. Ainsi, des concepteurs de solutions de nouvelle génération ont su repenser le marché et concevoir des environnements dédiés aux petites et moyennes entreprises.

Plus agiles, plus simples à déployer et plus accessibles, elles n’en demeurent pas moins performantes et intègrent des fonctionnalités à forte valeur ajoutée dans tous les domaines : commerce, finance, Supply Chain, achats, stock, etc. Autre point clé, on constate également que de nombreux concepteurs de solutions à destination des PME ont développé des offres qui répondent plus particulièrement à des secteurs d’activité et qui intègrent des points spécifiques à leurs métiers : industrie, négoce, etc. Là encore, il s’agit d’un formidable accélérateur de compétitivité.

Accompagner la croissance des PME

Ces différents éléments et l’évolution du marché des concepteurs d’ERP sont donc une formidable opportunité de repenser ses processus de gestion. Pour autant, cette démarche structurante ne doit pas être menée à la hâte et nécessite de faire les bons choix avant d’intégrer telle ou telle application. L’ERP doit être vu comme un projet structurant qui sera utilisé à long terme par l’entreprise et qui ne sera pas remis en cause ou remplacé tous les cinq ans. Il s’agit de la colonne de transmission de toute l’entreprise.

En ce sens, il faut avant tout bien définir ses besoins, se projeter à long terme et avoir une vision précise de ses attentes. C’est à cette unique condition qu’il sera possible de faire un choix pertinent. Il faudra ensuite bien évaluer les offres du marché, mais également les processus d’accompagnement proposés par les concepteurs de solutions. N’oublions pas que l’ERP n’est pas un simple sujet technique et qu’il comprend des dimensions métier. Attention donc à ne pas considérer son projet ERP comme un simple sujet IT.

Fort de ces éléments, on comprend donc que les PME vont enfin pouvoir adopter le sujet de l’ERP et accéder à de nouvelles opportunités qui leur permettront de gagner en qualité dans l’exécution de leurs différentes missions. Elles pourront ainsi s’appuyer sur des bases solides pour mener à bien leurs opérations quotidiennes, améliorer le travail de leurs équipes ou encore mener à bien leurs stratégies de croissance.

Par Sergio Ficara chez Eureka Solutions