L’une des principales problématiques actuelles pour les gestionnaires de parcs informatiques est de garantir une excellente expérience utilisateur connecté en toutes circonstances. Mais la problématique est en réalité double : il est nécessaire d’allier cette expérience utilisateur aux diverses attentes en matière d’engagements environnementaux et sociétaux.

Miser sur la sobriété numérique 

L’empreinte environnementale de la fabrication des appareils numériques ainsi que la raréfaction des ressources naturelles appellent à une action immédiate. Le nouveau défi et la nouvelle nécessité pour les entreprises sont donc désormais de faire preuve de sobriété et d’allonger la durée de vie des appareils mobiles. L’objectif de la sobriété numérique est de limiter l’usage du numérique pour en réduire l’impact négatif sur l’environnement. Mais souvent, lorsque l’on pense « sobriété numérique », on pense « acheter moins », alors que la démarche va, en réalité, beaucoup plus loin : elle concerne tout le cycle de vie des appareils mobiles et à la fois le matériel électronique en lui-même et les usages qui en sont faits.

Miser sur le matériel IT reconditionné écoresponsable 

S’il faut acheter, éviter le neuf et privilégier le matériel reconditionné. Choisir des appareils informatiques, c’est une autre manière de faire preuve de sobriété numérique et de réduire considérablement son impact environnemental négatif lorsque l’acquisition de terminaux informatique s’avère nécessaire.

Privilégier les réparations 

Cela peut paraitre anodin, mais une manière très importante de rendre son parc IT plus responsable et de faire preuve de sobriété, c’est de repousser au maximum l’achat de matériel et de faire appel aux réparations. Par exemple, en réparant un smartphone au lieu d’en racheter un neuf, c’est en moyenne 221 kg de matières premières qui sont protégées. Les réparations permettent d’éviter la production de déchets électroniques et plastiques.

Optimiser la gestion énergétique des appareils informatiques 

L’optimisation de la durée de vie de la batterie, la gestion énergétique des appareils en veille, ou encore l’utilisation de modes d’économie d’énergie sont autant de manières qui permettent d’optimiser la consommation énergétique des terminaux informatiques. C’est une démarche simple, mais efficace pour économiser de l’énergie et promouvoir la durabilité. Cela vient bien entendu compléter les bons réflexes comme éteindre les lumières et les multiprises en quittant le bureau et permet d’agir de façon complémentaire pour plus de responsabilité et de durabilité des terminaux IT.

Recycler les appareils et accessoires IT en fin de vie ou inutilisés

L’étape du recyclage est un pilier essentiel pour rendre un parc IT plus responsable. En effet, faire recycler ses terminaux IT (que ce soit smartphones, tablettes, ordinateurs portables ou fixes, accessoires, et autres) permet de :

• Limiter les déchets produits
• Réinjecter des ressources et des matières premières dans le cycle de fabrication des terminaux
• Proposer du matériel reconditionné et donner une seconde vie à des terminaux qui sont remis sur le marché

Toutefois, le recyclage des appareils mobiles ne doit arriver qu’en dernier recours, après être déjà passé par les étapes des réparations et de l’optimisation des usages.

Garantir la protection physique des terminaux IT

La sécurité physique des appareils permet d’allonger leur durée de vie en les rendant plus résistants à une utilisation quotidienne intense.

Par exemple, pour les appareils mobiles :

• Penser à les équiper de coques, film de protection, verre trempé ou autres pour qu’ils résistent aux chutes, à l’eau, etc.
• Dans certains cas, les collaborateurs pourraient même bénéficier d’appareils durcis ou renforcés.

Ne pas oublier la cybersécurité

L’influence que peut avoir la cybersécurité sur la durée de vie des appareils IT est très souvent sous-estimée. Pourtant, la sécurité informatique permet de garder les appareils performants plus longtemps depuis l’intérieur, venant ainsi compléter la sécurité physique qui les maintient en forme depuis l’extérieur. En outre, les ordinateurs sont généralement mieux sécurisés que les appareils mobiles, qui restent oubliés dans la cybersécurité alors qu’ils représentent la majorité de la surface d’attaque et que la majorité des entreprises ont déjà subi des cyber-attaques contre les systèmes informatiques.

Jouer la carte de la transparence opérationnelle

S’équiper des bons outils et s’entourer des bons partenaires est essentiel. Cela favorise une gestion de parc informatique unifiée et transparente, permettant à toutes les parties prenantes d’avoir la vision dont elles ont besoin pour travailler efficacement.

La gestion optimisée et efficiente des parcs d’appareils informatiques passe entre autres par :

• La centralisation et la fiabilisation des informations
• L’accès facilité aux informations nécessaires
• L’interconnexion avec les principaux outils quotidiens

Par ailleurs, la transparence de la relation et de la communication est primordiale, et ce tant en interne (avec les services et les collaborateurs) qu’en externe (avec les partenaires et fournisseurs).

Sensibiliser les employés aux enjeux RSE et IT 

Aujourd’hui, il est crucial d’impliquer les collaborateurs dans les actions et la stratégie qui visent à faire du parc de terminaux informatiques un levier d’engagement RSE.

Il s’agit de les sensibiliser à la fois aux enjeux de cybersécurité et de protection des données, aux enjeux de réparation et d’allongement de la durée de vie des appareils IT, etc. Cela vise à encourager des pratiques durables au quotidien, au sein de l’entreprise et même peut-être en dehors, et permet de renforcer une culture d’entreprise responsable.

Aligner la gestion IT avec les objectifs RSE de son organisation

Il est important de garder en tête que le numérique responsable, au même titre que la cybersécurité, n’est pas un sujet dans lequel on se lance sans fil directeur. En outre, il est essentiel d’avoir une vision et une stratégie numérique responsable, solide et orientée sur le long terme.

En effet, le numérique responsable est un prolongement de la stratégie RSE puisqu’il sert à appliquer celle-ci au parc informatique (mobile ou non). Il est donc impératif d’aligner sa stratégie green IT avec la stratégie RSE de son organisation.

Par ailleurs, pour que la stratégie de numérique responsable soit réellement solide et puisse être implémentée dans les meilleures conditions, il est également important de faire intervenir les différentes parties prenantes et les différents services concernés : service IT, service achats et achats numériques, service RSE. En effet, plus les parties prenantes interviendront dans l’établissement de la vision et de la stratégie, plus son implémentation sera efficace et durable. Et une fois qu’une stratégie et un cahier des charges ont été réalisés, l’implémentation peut commencer.

Par Adeline FRUNEAU, Responsable RSE chez Bconnex

Dans un contexte de mondialisation croissante et d’échanges commerciaux toujours plus complexes, les entreprises exportatrices sont confrontées à un défi de taille : la gestion de leur liasse documentaire export. Ces documents, qui regroupent notamment les factures commerciales, les certificats d’origine, les certificats d’analyse, les listes de colisage, les documents de transport et les déclarations douanières, constituent la colonne vertébrale des transactions internationales. Pourtant, leur gestion demeure un défi sous-estimé, aux implications stratégiques majeures.

Un processus souvent chronophage et à risque

La liasse documentaire est bien plus qu’un simple impératif administratif. Une erreur, un oubli ou un retard dans la gestion de ces documents peut entraîner des conséquences lourdes : retards dans les livraisons, pénalités financières, litiges commerciaux, voire blocages des marchandises à la douane. On le sait, les retards logistiques à l’international sont dus en grande partie à des documents incorrects ou incomplets. Pour les entreprises exportatrices, où les délais et la satisfaction client sont des priorités, ces risques deviennent rapidement critiques.

Par ailleurs, la multiplication des réglementations locales et internationales, souvent changeantes, complique davantage la tâche. Les entreprises doivent non seulement se conformer aux exigences légales du pays importateur mais aussi anticiper les éventuelles évolutions des cadres normatifs, tels que les réglementations européennes sur la conformité des produits ou les restrictions douanières.

Des enjeux stratégiques pour la compétitivité

Au-delà des risques, une gestion optimisée de la liasse documentaire export peut devenir un véritable levier de compétitivité. Elle permet notamment :

• D’accélérer les processus logistiques : Une documentation fluide garantit des chaînes d’approvisionnement plus rapides.
• De renforcer la confiance des partenaires commerciaux : Fournir des documents précis et dans les délais montre un professionnalisme rassurant.
• De réduire les coûts cachés : Une gestion efficace limite les frais de correction d’erreurs, les amendes douanières souvent salées ou les surcoûts liés aux retards.

La technologie au service de l’export

Face à ces défis, les solutions logicielles de gestion documentaire dédiées à l’export s’imposent comme des alliées incontournables. Ces outils permettent d’automatiser la création, le suivi et le partage des documents, de garantir  leur conformité et d’intégrer les informations directement depuis les systèmes de l’entreprise (ERP, solution spécifique).

En centralisant et en standardisant les données, ces solutions réduisent significativement les risques d’erreurs humaines. De plus, elles offrent une visibilité complète sur les flux documentaires, facilitant la collaboration entre les équipes commerciales, logistiques et juridiques. Ce qui se traduit rapidement par des gains de productivité significatifs.

Vers une gestion stratégique de l’export

Pour les entreprises exportatrices, la gestion de la liasse documentaire export n’est plus une simple obligation administrative. Elle constitue un enjeu stratégique majeur, à la croisée de la performance opérationnelle et de la compétitivité commerciale. En s’appuyant sur des outils numériques adaptés et une veille proactive, les exportateurs peuvent transformer une contrainte en un atout différenciant, ouvrant ainsi la voie à des opportunités internationales encore plus vastes. A noter que cette approche est aussi valable pour les flux intragroupes des groupes qui nécessitent une surveillance constante.

Par Olivier Seine, Directeur Associé chez TRADE.EASY