Par Karim Jouini, CEO d’Expensya

Créer et optimiser les process financiers est une vraie démarche pour assurer la croissance d’une entreprise. Dans une étape de scaling, l’entreprise doit être consciente du rôle du département financier, un CFO ou un DAF est protagoniste d’une éventuelle stratégie de croissance.

Qu’est-ce qu’on entend par l’hypercroissance ? D’un point de vue théorique, une entreprise “scale-up” est une structure connaissant une croissance exponentielle de son chiffre d’affaires soit une augmentation annuelle dépassant 40% pendant trois années consécutives. Dans la pratique, une entreprise en hypercroissance connait de fortes turbulences dans son organisation et un changement conséquent de dimension. Passer d’une start-up ou PME à une “scale-up” s’accompagne de nouveaux défis pour l’entreprise. Le département financier doit faire preuve de flexibilité et doit redéfinir ses priorités, son rôle et sa manière de fonctionner.

Quel est le rôle des services financiers dans l’évolution d’une entreprise ? Et quelles sont les tendances actuelles et les bonnes pratiques à adopter pour suivre le changement ?

Le département financier : la pierre angulaire de la transformation  

L’une des principales raisons pour laquelle le département financier est important, c’est qu’il est en charge d’un périmètre bien large : Finance, comptabilité, administration, juridique, RH. Plusieurs questions peuvent se poser auxquelles seul le département financier a une réponse.

A son arrivée dans une entreprise, un CFO ou un DAF doit connaître l’organisation établie dans ses moindres détails. Il est tenu de comprendre la vision de l’entreprise, ses valeurs clés et les messages véhiculés à travers sa proposition de valeur. Ensuite et pour chaque département, identifier la structure et avoir une idée sur les coûts associés à chaque équipe, qu’ils soient en termes de dépenses ou de profit. L’étape finale sera de définir les indicateurs clés de performances de l’entreprise pour assurer un reporting clair et stratégique.

Pour une entreprise qui part de 0 et souhaitant la création du département DAF, il faut qu’elle se munisse des outils nécessaires pour accompagner ce changement de dimension. Un nouveau process n’est pas facile à mettre en place, la finance est en train de se transformer et s’adapter à de nouvelles méthodes de travail.

Quelle que soit la taille de l’entreprise, le rôle du CFO/DAF est déterminant dans la croissance de celle-ci. Il est de plus en plus sollicité et son expertise de plus en plus transverse. Nous vivons dans une ère où les risques sont nombreux, l’expertise d’un CFO avisé est cruciale pour garantir la pérennité de l’entreprise. L’adoption des nouvelles technologies n’étant pas correctement mise en œuvre, cela engendre des process de plus en plus compliqués mais surtout manuels. Quelles sont alors les bonnes pratiques pour faire évoluer son département administratif et financier ?

Le digital au cœur du changement dans les départements financiers  

Un terme est de plus en plus utilisé pour désigner une manière de fonctionner qui marche : l’agilité ! Si nous avons connu une vague de digitalisation ces dernières années, certaines structures sombrent encore dans la lourdeur de process ancestraux. L’automatisation est à l’heure actuel plus que nécessaire. Le Covid ayant sonné la fin d’une époque où tous les collaborateurs sont au bureau, le télétravail est désormais la norme et impose de nouvelles méthodes de fonctionnement et une certaine souplesse que les départements financiers n’avaient pas !

Pour accompagner leur hypercroissance, de plus en plus d’entreprises utilisent les outils digitaux dans leur quotidien. Le but est de gagner en compétitivité, maîtriser les dépenses et faire des économies en termes de temps et d’argent L’idée n’est pas de cumuler les outils mais de les imbriquer pour construire une stratégie financière efficace. Avec les outils adéquats, une entreprise gagne en productivité et peut aisément accompagner sa croissance. Le CFO est donc un Business Partner tenu de suivre l’évolution de l’entreprise et apporter une pierre à l’édifice de sa hypercroissance !

Utiliser des outils générateurs de productivité et de confort d’utilisation pour les collaborateurs est désormais une priorité stratégique pour l’ensemble des entreprises. Dans ce contexte, ces dernières font évoluer leur mode de travail et se tournent massivement vers le numérique pour déployer de nouveaux outils qui permettront aux équipes de centraliser l’information pour rendre la connaissance accessible à tous.

Fluidifier l’accès à l’information

Aider les entreprises à mener à bien ce projet en leur offrant un accès rapide et simplifié aux informations nécessaires à leur travail est donc une donnée stratégique qui doit animer les concepteurs de technologies. Bien sûr, de nombreux environnements existent, mais à y regarder de plus près, ces derniers méritent d’être complétés pour permettre à leurs utilisateurs de bénéficier d’une plateforme unique afin de collaborer au mieux et mener à bien leurs différentes missions.

Il sera alors possible de permettre à chacun de mettre en lumière ses compétences et ses expertises et d’offrir aux autres la possibilité d’accéder à ces informations. Dès lors, la combinaison des notions de partage, de valorisation, de diffusion de l’information et de la connaissance devient une réalité opérationnelle concrète et à la portée de tous les utilisateurs du système (internes, externes, partenaires). De fait, les entreprises peuvent accroitre la portée du travail de leurs équipes et leur productivité significativement (des moyennes allant jusqu’à 65 % sont généralement constatées dans les sociétés les plus agiles).

Quelques grands points à aborder dans son projet 

Trouvez l’information : il faut pouvoir accéder à l’information en un clic. Un moteur de recherche tierce intégré à une plateforme collaborative permet à chacun d’accéder facilement aux informations dont il a besoin pour travailler.

Capitaliser sur les échanges : si les utilisateurs ne trouvent pas l’information ou le document recherché dans les résultats, il faut leur permettre de le demander. Ainsi, les autres collaborateurs et experts de l’entreprise pourront y apporter directement une réponse et partager leur savoir. Les questions et réponses seront ensuite capitalisées et disponibles pour tous.

Gérer aisément l’accès et le partage : gérer les connexions aux outils tiers en choisissant quelles bases seront remontées en résultat doit être possible. Il doit aussi être aisé de définir ses mots-clés par équipe. Chaque question qui contient le mot-clé concerné ciblera naturellement la communauté affectée.

Ces quelques éléments opérationnels sont des points centraux pour commencer à exploiter le partage de la connaissance dans son entreprise.

Par Olivier JOURDRAN chez Wats

Nous connaissons aujourd’hui l’inflation avec une augmentation sans précédent des prix de l’énergie. Il n’est donc pas évident de bien saisir les enjeux dans les annonces des analystes du marché du Cloud.

En effet, certaines voix prédisent ainsi un dépositionnement accentué du Cloud privé, lié à la hausse du coût de l’hébergement en Datacenter, au bénéfice du Cloud public. Allons-nous donc assister à une migration encore plus massive des workloads des entreprises vers le Cloud public ? Avec une accélération en 2023 et 2024 ?

Le manque de maîtrise budgétaire dans le Cloud public

Comme souvent, la réponse à cette question n’est pas totalement binaire. Le Cloud public présente encore et toujours une opportunité de transformation numérique plus importante que le Cloud privé. Il fédère DSI et Métiers autour de centaines de services prêts à l’emploi. En effet, ceux-ci peuvent rapidement changer la façon de travailler pour les utilisateurs. Plus d’autonomie, plus de rapidité et une multitude de possibilités pour mieux utiliser les données de l’entreprise. Cette mouvance ne va clairement pas ralentir, l’enjeu est bien trop important.

En revanche, le constat général des entreprises utilisatrices du Cloud public est assez unanime sur le sujet. Il y a un manque de maîtrise des coûts avec un dépassement systématique du budget projeté. Une étude de Veritas fait état d’un dépassement moyen autour de 43%. Ce constat n’est pas nouveau depuis que la tendance « move to (public) Cloud » s’est accentuée ces dernières années. Toutefois la multiplication des Cyberattaques représente un facteur accélérateur. En effet, la Cyberprotection a souvent été négligée dans la définition des budgets Cloud. Les entreprises doivent alors rattraper ce retard et se doter de solutions mises à disposition par les Hyperscalers ou des tiers.

En parallèle, il y a un manque d’optimisation coordonnée des ressources déployées sur le Cloud public. Celui- ci est exacerbé notamment dans les scénarios « lift & shift » (orientation IaaS avec déploiement 1 pour 1 dans le Cloud public) et pèse sur la facture mensuelle.

La pression des coûts sur le Cloud privé

Du côté du Cloud privé, la hausse des prix de l’énergie est bien entendu pénalisante. A ceci viennent s’ajouter les hausses des prix des principaux éditeurs sur les licences sur site. C’est le cas par exemple pour VMware, Microsoft, Veeam et bien d’autres. Cela crée une inflation importante. Faut-il pour autant tourner le dos au Cloud privé et migrer encore plus massivement dans le Cloud public ? Alors que le marché prévoit des augmentations substantielles allant jusqu’à 30% sur les prix des services du Cloud public (IaaS, PaaS, SaaS), l’équation n’est pas si simple.

Si l’on considère seul le facteur coût, il est évident que l’adoption du FinOps devient une nécessité absolue. En effet, il permet de lutter contre le gaspillage (et donc le coût lié) sur le Cloud public. Pour les entreprises ayant une approche hybride privé-public, les coûts effectifs du Cloud privé doivent également être pris en compte. Cela aidera à arbitrer certains choix et justifier par les bénéfices attendus, des opérations d’optimisation et d’automatisation. Effectivement, ces opérations peuvent être lourdes à assumer pour les organisations.

Ensuite, d’autres facteurs entrent dans l’équation. C’est le cas du cadre réglementaire. Il empêche certains opérateurs publics, mais aussi privés de migrer vers le Cloud public. Un exemple parmi d’autres est la décision de la DINUM de bannir Office 365 des administrations, jugé non-conforme à la doctrine « Cloud au Centre ». Ceci, sans pour autant mentionner la suite Google, Zoom et autres. Alors qu’en parallèle, le Health Data Hub est déployé sur Microsoft Azure et le législateur européen multiplie les annonces et travaux autour de la souveraineté et la protection des données. Nul ne sait quelles seront les décisions politiques à venir, mais elles pourraient changer la donne radicalement.

N’oublions pas non plus l’existence de plateformes et applications « legacy ». Elles peuvent représenter un frein pour la trajectoire de transformation dans le Cloud public.

Enfin, en laissant de côté l’aspect purement financier, un objectif fort d’une entreprise peut porter sur le coût énergétique et le bilan carbone. Ainsi, pour le retour sur investissement, il est nécessaire de s’intéresser au long terme et ne pas s’arrêter à la facture du mois ou de l’année.

Le FinOps devient une nécessité absolue dans la hausse des prix

En résumé, plus que jamais il est crucial d’élever le FinOps en approche régissant la stratégie Cloud de l’entreprise. Pour rappel, il ne s’agit pas de l’achat d’un outil quelconque ou de nommer un/e responsable FinOps. Il y a bien une organisation plus globale à mettre en place avec différents rôles et responsabilités.

Cette organisation doit s’étendre sur l’ensemble des ressources informatique de l’entreprise, à savoir Cloud privé et Cloud public, en tenant compte de tout workload déployé en IaaS, PaaS et SaaS.

Cela suppose aussi une certaine flexibilité, puisque les facteurs déterminants peuvent changer en peu de temps. La hausse des prix de l’énergie est certes importante en 2023, mais moins que les pires scénarios laissaient à penser. C’est notamment dû au dispositif de l’ARENH qui permet aux fournisseurs alternatifs d’acheter une partie de leur électricité à un tarif fixe et régulé. Qu’en sera-t-il dans un an ? De la même manière, de nouvelles augmentations sur les services de Cloud public peuvent faire pencher la balance « coûts » très rapidement.

Seule une analyse fine prenant en compte les usages réels et les coûts liés permet de raisonner efficacement et prendre la bonne décision.

Quoi qu’il en soit, une fois de plus il ne s’agit pas d’opposer le Cloud privé et le Cloud public, mais de trouver le bon équilibre, dans un monde qui pour une large majorité des entreprises est hybride.

Par Jan GABRIEL, Directeur Alliances et Marketing ITS Integra

Il y a une raison à l’augmentation continue de la VoIP :  il s’agit d’un outil peu coûteux, mais efficace pour améliorer la communication interne et externe des entreprises. Mais cette perception s’applique-t-elle également aux téléphones IP à l’ère du travail hybride ?

Il est désormais incontestable que la téléphonie IP répond aux exigences de la communication moderne des entreprises grâce à une évolutivité accrue et son faible coût d’utilisation. La VoIP a considérablement évolué depuis ses débuts et peut aujourd’hui être intégrée de manière transparente à d’autres tendances technologiques émergentes telles que la 5G, l’IoT et bien d’autres encore. C’est précisément cette évolution, ainsi que le potentiel d’intégration, qui a contribué à propulser le succès mondial actuel de la téléphonie IP. La tendance actuelle à la numérisation a également conduit à une acceptation croissante des services et des plateformes de télécommunication modernes. Par conséquent, il n’est pas surprenant que les dernières prévisions de Research & Markets continuent d’annoncer un développement rapide du marché mondial des services VoIP à plus de 102 milliards de dollars d’ici 2026 . Même les entreprises les plus conservatrices, qui figuraient parmi les premiers utilisateurs, reconnaissent la nécessité de dépendre des nouvelles solutions de télécommunication. Ces solutions sont basées sur des normes ouvertes et offrent une intégration encore plus poussée  avec l’infrastructure et les systèmes ERP/CRM existants. Et tout cela se produit alors que les scénarios d’application sont étendus simultanément aux télétravailleurs.

On peut donc s’attendre à ce que le remplacement des solutions de télécommunications précédentes par des plateformes UCC plus efficaces soit pris en compte dans le budget IT 2023 d’un grand nombre d’entreprises. C’est d’autant plus vrai que le travail hybride fait aujourd’hui  partie intégrante de la culture du travail. Cependant, l’expérience montre que l’investissement dans une nouvelle solution UCC n’est que peu rentable sous la forme d’une productivité accrue, indépendante du lieu, si les terminaux IP utilisés ne sont pas renouvelés simultanément. Seuls les téléphones IP modernes qui sont régulièrement mis à jour par le biais de micrologiciels, garantissent le plus haut niveau de support pour les fonctions UCC qui ont pu être un facteur décisif dans l’achat. Mais ce n’est pas tout : Trois autres facteurs sous-tendent l’intérêt des téléphones IP pour les entreprises. Snom Technology, le premier fournisseur de terminaux et d’accessoires VoIP pour les entreprises et l’industrie, explique aujourd’hui ce dont il s’agit.

1. Terminaux IP : Bien plus que de simples téléphones

Lorsque la voix sur IP est arrivée sur le marché à la fin des années 1990, les systèmes PBX IP ont été développés selon les paradigmes des systèmes téléphoniques traditionnels. Par conséquent, il s’agissait essentiellement de systèmes fermés destinés à être exploités sur place, avec l’utilisation exclusive du système et des téléphones par le même producteur. Ce manque de flexibilité a entraîné une augmentation des coûts lors de la modification de la configuration du système et de l’utilisation de nouveaux services ou lors de la demande de connexions supplémentaires.

Aujourd’hui, de telles solutions sont devenues pratiquement inconcevables : Les systèmes VoIP sont évolutifs à tout moment et, grâce aux normes ouvertes intégrées, ils peuvent être utilisés pour d’autres scénarios d’application. Grâce aux API, le système VoIP et les téléphones peuvent être étendus par de simples actualisations. On évite ainsi le gaspillage de temps et d’argent pour la mise à niveau du matériel. Cela est encore plus vrai pour les plateformes de téléphonie logicielle, qui sont de plus en plus souvent hébergées dans le cloud en raison de leur rentabilité. Ces plateformes offrent de futures  possibilités aux entreprises clientes lorsqu’elles choisissent leur fournisseur, leur solution de télécommunication et, surtout, leurs appareils IP.

Par conséquent, d’autres critères tels que la qualité audio, l’insensibilité, la fonctionnalité ou le design deviennent subitement pertinents pour les téléphones. Ce n’est qu’ensuite que les facteurs de coût entrent en jeu, en fonction de la gamme de fonctions dont une entreprise a besoin : Les téléphones IP modernes peuvent, par exemple, fonctionner comme un centre de contrôle pour la bureautique, faire partie d’un système d’interphone et de vidéosurveillance ou d’un système d’alarme incendie ou servir de point d’accès pour surveiller les objets et les personnes. C’est cette diversité d’utilisation qui prouve pragmatiquement  le rapport coût-efficacité des terminaux IP. 

2. Plus utile que jamais

Les téléphones IP et la plateforme sélectionnée sont maintenant interopérables et il est également possible de configurer à distance les appareils via l’auto-approvisionnement. Cela permet à l’employé d’utiliser directement les téléphones au bureau ou à domicile via le système « plug & play », tandis que les éventuelles mises à jour en attente peuvent également être effectuées par le responsable informatique de l’organisation. Cela se traduit par des économies  substantielles de temps et d’argent pour toutes les personnes impliquées.

Les téléphones IP se sont avérés encore plus économiques grâce à la fonction de hot-desking. Peu importe la succursale ou les locaux de l’entreprise où se trouve le travailleur : lorsqu’il se connecte à un téléphone, il dispose de toutes les fonctions qui lui sont attribuées. Bien sûr, cela s’applique également pour le travail à domicile, où les collaborateurs distants peuvent accéder facilement aux carnets d’adresses partagés, aux informations sur le statut de présence des collègues et à toutes les fonctions qui distinguent les téléphones professionnels (par exemple, le MDN, l’appel de groupe et le transfert automatique d’appels selon des critères spécifiques) via le téléphone IP, qui peut être connecté au standard par VPN.

Si le téléphone fait partie du système d’interphone, l’employé peut également activer la barrière du parking depuis son domicile, signaler à toute l’équipe de nettoyage les pièces à nettoyer en appuyant sur un bouton, recevoir des alertes (homme à terre, position et mouvement d’objets, etc.) et réagir en conséquence. Autant de services qui démontrent la contribution spécifique des téléphones IP à l’efficacité de l’entreprise.

3. Communication sécurisée

La communication et la productivité vont de pair. Pendant les phases les plus difficiles de la pandémie, il est devenu de plus en plus évident que la disponibilité des terminaux de communication est devenue stratégique pour maintenir la productivité. Les mécanismes de sécurité intégrés constituent l’une des caractéristiques les plus importantes de la dernière génération de téléphones IP. Ils ne permettent qu’à des appareils spécifiques d’accéder au standard et vice versa, de randomiser le port par lequel les appels téléphoniques sont effectués, et disposent de mécanismes de cryptage pour tout le trafic vocal. Les fabricants européens respectent également les lignes directrices en matière de protection des données applicables dans l’UE et dans les pays respectifs « dès la conception ». Cela rend beaucoup plus difficile pour les cybercriminels d’enregistrer des conversations via des téléphones IP que via des smartphones ou des téléphones fixes classiques.

Les fabricants d’appareils et d’accessoires IP haut de gamme tels que Snom Technology proposent également régulièrement des mises à jour gratuites du micrologiciel, qui, d’une part, ajoutent des fonctionnalités supplémentaires à l’équipement fonctionnel des téléphones et, d’autre part, comblent les failles ou les failles potentielles de sécurité. Ainsi, les entreprises peuvent être sûres d’utiliser un équipement de pointe en termes de sécurité.

Résumé

Les raisons du succès ininterrompu de la communication numérique sont innombrables. Mais le terrain de jeu n’est plus divisé entre ceux qui utilisent des solutions et des appareils professionnels et ceux qui ne le font pas. Pas même entre les utilisateurs précoces et les procrastinateurs. La partie pour l’avenir de la téléphonie IP se joue entre ceux qui voient cette technologie comme une autre façon de continuer à suivre la convention et ceux qui bénéficient de ces technologies en les utilisant pour reconfigurer complètement leurs processus d’entreprise.