L’inventaire d’une flotte de matériel IT est l’élément essentiel d’une gestion de parc solide et sereine au quotidien. Mais c’est également une étape indispensable pour envisager un renouvellement de flotte ou encore, une opération de recyclage efficace. Mais pour que son inventaire soit une réussite, il faut savoir concrètement ce que signifie inventorier son matériel, pourquoi cela est essentiel, et quel processus suivre pour qu’il soit pertinent et révélateur.

Qu’est-ce que l’inventaire ?

L’inventaire d’un parc de matériel IT pourrait être défini comme une liste précise de tous les équipements informatiques d’une entreprise ou d’une organisation, qu’ils soient utilisés ou non, fonctionnels ou non. Cette collecte va permettre de répertorier :

-Les outils mobiles : smartphones, tablettes, ordinateurs portables, etc.

-Les équipements « de bureau » comme les ordinateurs fixes par exemple.

-Les accessoires : souris, claviers, casques, micros, écrans, etc.

Et d’autres outils courants comme les clés 4G, clé USB, disques durs…

Dans l’idéal, la liste peut aussi mettre en avant les utilisateurs, ainsi que leur poste et attribution, et toute autre information qui peuvent aider dans la classification du matériel (contrats et factures, date d’achat et mise en service, garanties…). Utilisé par toutes les sociétés commercialisant des produits « physiques », l’inventaire est indispensable pour optimiser le fonctionnement de la structure pour certaines ou encore de contrôler sa rentabilité pour d’autres. Dans notre cas, l’inventaire de matériel IT aura pour objectif de vérifier le fonctionnement du système pour savoir comment gérer son parc informatique de manière efficace.

Pourquoi faire l’inventaire de sa flotte de matériel IT ?

Gérer les actifs et les stocks

L’inventaire d’une flotte de matériel IT est donc primordial pour le fonctionnement d’une entreprise. Il permet de suivre les actifs, de savoir où se trouvent les appareils, par qui les appareils sont utilisés, ou encore, dans quel état sont-ils. L’inventaire permet également de mieux gérer les stocks et de faire le point sur les appareils inutilisés, obsolètes ou hors service. Il permettra aussi d’analyser le stock « tampon » qui servira à maintenir l’activité de travail en cas de pannes, de casses ou tout simplement, fournir ce qu’il faut lors des nouvelles arrivées. L’inventaire est donc un moyen de prendre des décisions plus évidentes, plus rapidement, notamment pour envisager les réparations, la reprise ou le recyclage des appareils. Cela se traduit par une meilleure gestion du cycle de vie des équipements.

Anticiper l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs

Dans un monde du travail ou le turn-over est monté en flèche ces dernières, être préparé à gérer les arrivées (onboarding) et les départs (offboarding) de collaborateurs est un atout précieux. L’inventaire permettra donc de faire un état des lieux des appareils disponibles ou non en vue de l’arrivée d’un collaborateur. La liste deviendra un outil d’aide à la décision pour déterminer si des achats, réparations ou remises en parcs seront à prévoir pour maintenir ce stock tampon. Préparer l’arrivée d’un collaborateur est donc essentiel, mais les départs le sont tout autant. Au-delà de sa prise en compte dans l’inventaire, ce sera l’occasion d’analyser l’état du matériel pour le catégoriser : matériel opérationnel, nécessitant une réparation, devenu obsolète, ect. Il est alors possible d’avoir une vision générale précise et stratégique de son parc. L’inventaire est un moyen de gérer sa flotte de façon optimisée et de mieux gérer les mouvements des divers équipements informatiques.

Anticiper le renouvellement des équipements informatiques

Puisque l’inventaire apporte une vision claire des appareils IT, de leur état, de leurs mouvements et de leur cycle de vie, il permet également d’anticiper les renouvellements. Mais pour cela, il faut qu’il soit fait de façon régulière et assidue, idéalement, mis à jour dès qu’il y a un mouvement. De cette manière, la tâche de suivi sera moins longue et chronophage. Le renouvellement aura alors le temps de se faire, sans devoir être fait dans l’urgence et la précipitation. En bref, un inventaire régulier et précis permet de maintenir la bonne expérience des utilisateurs.

Optimiser la cybersécurité du parc IT et de son matériel

La cybersécurité est une étape essentielle dans la gestion d’un parc IT. Pourtant, par manque de compétences, ou d’information sur ce sujet, c’est un axe souvent sous-estimé. Des partenaires spécialisés peuvent pourtant accompagner les entreprises pour ajuster leur degré de sécurité en fonction de leurs besoins. L’inventaire du matériel IT est aussi l’occasion de contrôler la sécurisation des assets sur l’ensemble du parc, et d’éviter des oublis de matériels.  C’est une sécurité renforcée notamment en cas de perte ou de vol d’un appareil.

Éditer un reporting fluide

L’inventaire servira aussi d’éditer un reporting fiable de la flotte du parc informatique. Un outil pour permettre de suivre l’ensemble des mouvements et les indicateurs clés qui refléteront à l’activité, à la RSE, à l’état des matériels par exemple. Le reporting, s’il est fluidifié, pourra aider à anticiper la fin de vie des appareils et les opérations de recyclage qui suivront.

Suivre les coûts

Un inventaire optimisé permettra également de gérer les différents coûts liés à la gestion du parc IT. Pour cela, il faudra prendre en compte plusieurs indicateurs tels que le coût total de possession (CTO), le coût de maintenance, ou le coût d’acquisition, par exemple. La connaissance de ces différents coûts sera un atout indispensable pour gérer la trésorerie et les prochaines dépenses liées aux renouvellements, pannes, casses ou périodes de mise en SAV du matériel.

Prérequis indispensable : des informations fiables et concrètes

Cela parait être une évidence, mais pour un inventaire réussi et pertinent, il faudra se baser sur les informations claires et surtout fiables. En effet, la donnée recueillie sera l’élément clé pour un inventaire pertinent et pour les autres qui suivront par la suite. Il faudra donc, en amont de l’inventaire, collecter les informations provenant des différentes sources (extranets opérateurs, du MDM, ou de la gestion du parc en temps réel…). Puis vérifier la fiabilité de l’information recueillie en évaluant leur cohérence. La réalisation d’un inventaire pertinent passe aussi par la connaissance des appareils à prendre en compte.

Réaliser son inventaire avec les bons outils

Collecter les informations puis les vérifier est donc la base pour un inventaire efficace. Mais c’est sans compter le bon outil alors que ceci est trop souvent sous-estimé. Il est vrai qu’un simple tableur Excel peut faire le travail, mais on rencontre vite les limites. Que l’inventaire soit réalisé en mode automatique ou en mode manuel, il faut s’équiper d’un outil adapté et spécifique.

Faire un inventaire automatisé avec un asset manager classique

Les logiciels de gestion de parc (assets management) sont des outils très complets et performants, offrant un grand nombre de paramètres pour chaque appareil du parc. Ils offrent une multitude de fonctionnalités et de configurations pour une gestion complète des appareils et du parc lui-même. Ces outils sont extrêmement puissants, mais cela peut parfois les rendre trop complexes, peu intuitifs et encombrants.

Les outils d’asset management sont des outils configurables et qui permettent de gérer beaucoup d’axes dans un parc d’équipements informatiques. Ils peuvent être très efficaces, si on investit le temps de formation nécessaire (pour le gestionnaire, mais aussi pour les équipes) à la configurer et son utilisation. Au final, ce sont des outils qui peuvent être vécus comme lourds à mettre en place et utiliser au quotidien. Il existe des plateformes de gestion de parc IT plus abordables, plus rapide à mettre en place et plus intuitives en termes d’utilisation au quotidien.

Aborder la sobriété numérique ET réduire son empreinte carbone :

Plus de 1.4 milliard de mails sont envoyés chaque en France. 84 % des emails sont internes à l’organisation. 27 % d’entre eux ne sont jamais lus selon le site Workplace magazine. Privilégiez donc un outil de messagerie instantanée, moins consommateur et où l’on écrit moins. Nous pouvons également évoquer le sujet de l’optimisation du matériel informatique et choisir la revalorisation de matériel lorsqu’il est nécessaire de renouveler son parc . Proposer son matériel auprès de brokers spécialistes peut par exemple permettre d’offrir une seconde voire une troisième vie à un matériel. Au-delà de la sobriété numérique, la consommation énergétique peut aussi avoir ses axes d’améliorations.

Récapitulatif : les clés pour réussir son inventaire de parc d’appareils

L’inventaire du parc IT est donc une liste détaillée répertoriant l’ensemble des matériels informatiques utilisés ou non, d’une entreprise ou d’une organisation.Véritable garant du bon fonctionnement du système, l’inventaire est essentiel pour bien gérer son parc informatique.

Par Sébastien REVERDY chez Betoobe– Connexing

La cybersécurité est aujourd’hui un sujet stratégique qui concerne toutes les organisations. Dans un contexte où la France cherche à réarmer son économie et régénérer sa vitalité technologique, faire évoluer sa gouvernance cyber, professionnaliser son approche, intégrer les best practices mondiales et se conformer à la législation européenne sont des prérequis incontournables. Ainsi, la réglementation NIS2 va considérablement faire bouger les lignes et permettre aux entreprises de professionnaliser leur hébergement en y intégrant un volet cyber. Au-delà de l’empilement des normes et réglementations, il y a là une opportunité technologique à saisir, celle de professionnaliser son hébergement informatique au profit d’une plus grande sécurité cyber de ses infrastructures.

NIS2 et hébergement : une opportunité de se prémunir contre le risque cyber

La directive actualisée de l’UE sur la sécurité des réseaux et de l’information (NIS2) concerne l’ensemble des entreprises et organisations publiques européennes qui jouent un rôle clé pour l’économie et la société. Commune à tous les pays européens, elle définit de nouvelles exigences à adopter en matière de cybersécurité. C’est dans ce contexte que le sujet relevant de l’hébergement s’inscrit pleinement dans cette nouvelle réglementation qui devra être appliquée à compter du dernier trimestre 2024. Il s’agit donc de ne plus perdre de temps pour prendre les bonnes mesures et éviter des sanctions financières conséquentes.

Concrètement, NIS2 vise à imposer à toute entreprise faisant partie d’un des 35 secteurs identifiés comme stratégiques tel que la santé, les transports, les infrastructures numériques, la banque et l’assurance, les administrations publiques ainsi que toute entreprise participant à la chaine d’approvisionnement de ces secteurs dits stratégiques (sous-traitants, fournisseurs, etc). Les critères de sélection incluent un effectif d’au moins 50 employés et un chiffre d’affaires supérieur à 1 million d’euros. Ainsi un très grand nombre d’acteurs économiques seront de fait concernés par les exigences de cybersécurité de la directive avec à la clé des sanctions très dissuasives : paiement d’une amende pouvant s’élever jusqu’à 10 millions d’euros ou 2 % de son chiffre d’affaires annuel mondial. La responsabilité des personnes qui occupent des postes de représentation ou de direction peut également être engagée.

S’appuyer sur des infrastructures conformes by design à la réglementation NIS2

Pourtant, NIS2 est une directive saluée par plusieurs acteurs du numérique comme un bond en avant en termes de normes de cybersécurité. Au moment où l’Europe cherche à sortir d’une forme de naïveté économique vis à vis d’autres grands blocs, les bonnes pratiques qu’imposent NIS2 apparaissent comme une opportunité de réarmement industriel du secteur numérique européen et Français.

À ce jour, différentes études estiment que seul un tiers des organisations sont conformes à la réglementation. Les autres s’appuient sur des infrastructures internalisées qui sont loin de respecter les règles de l’art en matière de cybersécurité et d’hébergement de données et d’applications critiques. 
Les DSI et DG doivent désormais s’emparer de ce sujet et positionner l’évolution de leurs dispositifs d’hébergement comme une priorité dans leur plan de transformation digitale. Si l’aspect réglementaire peut apparaitre à première vue comme une contrainte, il s’agit en fait d’une réelle opportunité qui permettra aux organisations de fiabiliser leurs opérations et de s’assurer que leurs données et leurs applications sont hébergées dans des environnements de confiance.

Un rempart européen contre les cybermenaces

NIS2 donne une nouvelle impulsion au marché de l’hébergement et l’amène à se professionnaliser. Cela permettra de mettre de l’ordre dans le domaine de la cybersécurité en Europe, ce qui envoie un signal positif. Au même titre que l’adoption du RGPD a été et continue d’être un processus en cours d’adoption pour l’ensemble des acteurs économiques, NIS2 devrait suivre la même trajectoire et incitera les organisations privées et acteurs publics à s’y conformer.

NIS2 est donc un signal fort pour un réveil collectif européen afin d’harmoniser les bonnes pratiques en matière d’hébergement de données. Les professionnels de l’hébergement ont un rôle central à jouer pour accompagner la prochaine mise en application de cette nouvelle réglementation.

Par Sami SLIM, Directeur général de Telehouse France

L’apport des technologies dans les stratégies de développement des entreprises occupe une place centrale. Dans ce contexte, quels que soient la taille ou le métier de l’entreprise, prendre de bonnes options en matière de numérique permet de renforcer sa compétitivité, d’accroitre sa qualité de service et de se positionner parmi les acteurs les plus performants de son marché. Au regard de ces éléments, on comprend donc bien que sélectionner des technologies de nouvelle génération et structurantes permet de mener à bien son projet et de fluidifier le traitement de ses opérations. C’est dans ce contexte que l’ERP occupe une place à part.

L’ERP : un élément central du Système d’Information

La pertinence d’un système d’information est largement liée à la qualité de ses fondamentaux. Sur ce point, l’ERP est le maillon clé qui structure l’ensemble des opérations de l’entreprise. En effet, toutes les grandes fonctions de l’entreprise font transiter leurs flux métiers par l’ERP. Dès lors, l’ERP peut être comparé à un véritable chef d’orchestre qui doit garantir que toutes les informations qu’il gère soient cohérentes et puissent être traitées dans une logique industrielle. L’objectif étant pour l’entreprise de gagner en agilité, en performance et en sécurité dans la bonne gestion de ses activités au quotidien.

Pour donner plus de crédit à notre propos, voici quelques exemples de grandes familles que doit absolument couvrir un ERP :

La fonction achat 

L’ERP doit permettre aux acheteurs de s’appuyer sur un véritable outil d’aide à la décision et de pilotage quelles que soient leurs activités ou organisations. Seront alors prises en charge des sujets comme les commandes fournisseurs, les appels d’offres, les provisions sur achats et budgets achats ou encore le calcul des besoins nets et réapprovisionnements.

La fonction finance

Piloter au mieux ses opérations financières est un pas central de la bonne gouvernance de l’entreprise. Ainsi, l’ERP doit permettre aux équipes financières de gérer efficacement et en prenant en compte les aspects réglementaires en vigueur des sujets comme : la facturation, la gestion des bons de commande, etc. Tout cela étant bien entendu en lien avec le reste des opérations : commerce, disponibilité des produits et services …

La fonction commerciale

Permettre aux équipes commerciales de travailler dans les meilleures conditions grâce à une solution leur permettant de gérer simplement et depuis un point central leurs opérations est stratégique : prise de commandes, accès aux historiques clients, CRM… Tous ces sujets doivent pouvoir être traités de manière unifiée par l’ERP.

La fonction logistique

Bénéficier de fonctionnalités dédiées à la gestion des stocks est fondamental pour assurer une parfaite traçabilité des flux physiques des produits et des valeurs dans l’entreprise. L’ERP va ainsi piloter des opérations complexes comme la gestion des inventaires, la gestion des lots ou encore la gestion des emplacements dynamique.

La fonction RH

Dans ce contexte, l’ERP peut simplifier le traitement des sujets paie/RH et prendre en charge des points allant de la gestion RH jusqu’au calcul de la paie en passant par la gestion des heures supplémentaires, des primes d’ancienneté, des prélèvements à la source ou encore le traitement des notes de frais par exemple.

L’ERP est donc la pierre angulaire de la bonne conduite des opérations des entreprises. Partenaire de long terme des organisations de toutes tailles, il doit être choisi avec attention en fonction des attentes spécifiques et du métier de l’entreprise. Il sera alors possible de travailler dans un espace de confiance qui simplifiera et industrialisera la gestion de l’ensemble des processus opérationnels des professionnels.

 Par Sergio Ficara chez Eureka Solutions