L’utilisation du numérique dans le quotidien des entreprises est un sujet stratégique. La crise de la Covid-19 a amplifié cette tendance et fait émerger une prise de conscience sans précédent de la part de l’ensemble des organisations et notamment des PME et ETI qui sont en pleine évolution de leurs modèles organisationnels. En effet, leur enjeu est de se concentrer sur leur métier, de fluidifier leurs opérations et de gagner en agilité et en performance. En ce sens, les entreprises investissent des sommes importantes pour densifier leurs équipes et lancer de nouveaux services et produits. C’est dans ce contexte que le sujet de l’IT et de sa gestion évolue.

S’appuyer sur des structures externes expertes

La montée en puissance du Cloud et du SaaS a fait naitre une culture de l’externalisation au sein des ETI. Il en va de même pour les sujets liés à l’infrastructure et au support utilisateur par exemple. Très répandue dans les grands groupes, l’infogérance semble donc désormais répondre efficacement aux attentes de tous les types d’organisation et notamment des PME. 

En effet, en optant pour ce choix d’externalisation, les PME et ETI sont alors en mesure de s’appuyer sur des équipes d’experts et des infrastructures technologiques répondant précisément à leurs besoins métiers. Mais ce n’est pas tout, au-delà de la mise en place d’un SI agile et performant, les collaborateurs peuvent accéder à des services de support à très forte valeur ajoutée. À travers ces éléments, les PME sont alors en mesure de se concentrer à 100 % sur la bonne gestion de leurs opérations. 

Bien préparer son projet d’infogérance

Comme nous l’avons vu, l’externalisation de son SI et l’infogérance sont des projets structurants à mettre en place qui nécessitent d’être menés avec la plus grande attention. Il convient donc de bien cartographier son organisation, ses besoins et de mener un audit complet de son fonctionnement actuel et de ses attentes. Une fois cette étape réalisée, l’infogéreur sera alors en mesure de définir une feuille de route, de prioriser les actions à réaliser et de lancer les opérations. 

Cette étape est un facteur essentiel de succès pour réussir son projet et le positionner au centre des stratégies de croissance de toutes les organisations. Au final, les bénéfices se traduiront par des gains de temps rapidement mesurables, une rationalisation des budgets et globalement une meilleure performance des collaborateurs qui pourront utiliser des solutions et des services IT spécifiquement conçus pour répondre à leurs attentes. 

L’infogérance devrait donc devenir une norme et un véritable enjeu incontournable pour toutes les entreprises. La forte croissance que connait ce marché depuis près de deux ans en est une parfaite illustration et a fait émerger une nouvelle manière de concevoir et d’exploiter son système d’information. 

José Martins – Responsable Centre de Services Cegedim Outsourcing

Le sujet de la facturation électronique occupe depuis plusieurs années le devant de la scène à l’échelle nationale. Dans ce contexte, suite au succès de la mise en place de la plateforme Chorus pour le secteur public, le législateur franchit une nouvelle étape notamment avec la publication de l’ordonnance du 15 septembre 2021. Globalement, en 2024, la digitalisation des factures B2B domestiques deviendra une obligation pour les grandes entreprises et les ETI avant de s’imposer aux petites entreprises au 1er janvier 2026. Les factures de ventes et d’achat B2B à l’international ainsi que les factures de ventes B2C devront, elles, faire l’objet d’une transmission (e-reporting) systématique de leurs données détaillées à l’administration fiscale. Au final, cette réforme concernera 4 millions d’entreprises françaises et étrangères immatriculées à la TVA en France. Plus que jamais, les entreprises doivent désormais se pencher sur ce sujet stratégique pour être prêtes et mener à bien leur projet en toute sérénité. C’est également l’occasion de se projeter plus durablement et de voir comment faire évoluer au mieux ses processus de gestion P2P.

Des enjeux importants pour l’État

Cette évolution de la réglementation en matière de factures électroniques s’inscrit plus généralement dans le cadre d’un processus de contrôle continu des transactions, qui, parti d’Amérique Latine il y a une quinzaine d’années, voit son adoption sur les autres continents s’accélérer. Ces dispositifs ont en effet largement fait leurs preuves en matière de lutte contre la fraude à la TVA, qui représente, pour le seul Hexagone, près de 15 milliards d’euros par an. Parmi les grands objectifs de cette réforme figurent également une supervision en temps réel de l’activité des entreprises. Cette approche devrait donc permettre à l’État d’accroître ses recettes fiscales, et de cibler plus rapidement et plus précisément ses politiques de soutien à l’activité économique.

Transformer une contrainte en un avantage pour les entreprises

Cette réforme inquiète certaines entreprises qui perçoivent ces contraintes sans en saisir les bénéfices. Les petites structures notamment, qui à l’inverse des grands comptes et ETI, ne disposent pas nécessairement d’une équipe dédiée pour mener à bien un tel projet. Pour autant, ce passage à la facturation électronique peut également représenter une réelle opportunité à différents niveaux : les effets sur la productivité permis par la numérisation, l’automatisation des processus de traitement, d’approbation ou de suivi des factures et à terme la simplification des procédures administratives permises par le pré-remplissage des déclarations TVA. La réforme pourrait également favoriser la réduction des retards de paiements et donc l’amélioration de la trésorerie, au moins pour les prestataires de services qui devront transmettre à l’administration fiscale les dates de règlement de chaque facture, et de façon plus générale grâce à la plus grande transparence quant aux statuts des factures.  

S’inscrire dans un processus plus global pour fluidifier ses opérations

L’évolution de la réglementation obligera les entreprises à déposer leurs factures destinées à des sociétés, elles-mêmes françaises, sur un portail public ou à passer par des plateformes privées tierces préalablement soumises à un processus d’immatriculation et devant démontrer leur conformité via des audits réguliers. Cette interposition obligatoire de tiers dans les relations inter-entreprises rend nécessaire la remise à plat de la gestion de son écosystème de fournisseurs au-delà des seuls flux de facturation,  en prenant par exemple en considération dans leur globalité la supply chain, la maîtrise des risques fournisseurs, etc. La facturation électronique B2B permettra de renforcer la performance et l’agilité des entreprises qui sauront avoir une vision globale de la réforme. Dans l’environnement économique complexe que nous connaissons, il s’agit donc d’une formidable opportunité pour se distinguer, automatiser de nombreuses tâches chronophages et entretenir des relations de confiance avec ses partenaires commerciaux.

Les nouvelles obligations de facturation et transmission électronique en contrôle continu des transactions introduisent de profonds changements dans les processus de gestion financière des entreprises. Comme toute évolution, il est important de se poser les bonnes questions et de ne pas attendre le dernier moment pour lancer son projet car celui-ci touchera aussi bien vos départements métiers, fiscalité, qu’informatique. Enfin, si ce sujet peut à première vue apparaître comme une contrainte, il faut surtout étudier toutes les opportunités auxquelles les entreprises pourront accéder à court et à long terme et ne pas se tromper dans les outils et moyens à mobiliser pour assurer sa conformité à la loi.

Par Mariam Oizel  – chez Tradeshift

Signer ses e-mails permet d’ attester de son identité au moment d’envoyer un message électronique. Mais la réalité est toute autre : les e-mails peuvent être la cible de cybercriminels, qui compromettront le contenu des envois ou se glisseront dans une boîte mail pour usurper l’identité du soit disant expéditeur. Sécuriser ses e-mails grâce à la signature électronique est donc une pratique désormais indispensable pour échanger dans une sphère de confiance.

L’email : un vecteur de communication toujours plus exposé aux cyberattaques 

Quoi de plus simple pour les pirates informatiques que de s’emparer de mails aux contenus sensibles ou d’usurper une identité ? En l’absence de signature électronique, rien ne garantit que le contenu d’un e-mail n’a pas été altéré ou que son expéditeur est bien la personne qu’il prétend être. Un hacker peut en effet manipuler les feuilles de style CSS hébergées sur un serveur tiers dans le but de modifier le contenu d’un e-mail. Les cybercriminels peuvent également subtiliser un serveur de messagerie pour envoyer frauduleusement des e-mails infectés de virus à partir de la boîte mail usurpée.

Autre technique de piratage en tête du palmarès des cybermenaces : l’hameçonnage ou le phishing .  Les fraudeurs usurpent l’identité d’une personne, d’une entreprise ou d’une organisation, dans le but d’obtenir des informations personnelles ou confidentielles, telles des identifiants bancaires ou des mots de passe. Afin de sécuriser les e-mails de l’ensemble des collaborateurs, il  faudra créer une signature électronique et la mettre en place dans l’organisation.

Signer électroniquement ses mails : une pratique structurante

La création de signature électronique ne doit pas être confondue avec la signature d’e-mail ajoutée à la fin des messages . Ce type de signature, qui peut même être ajoutée automatiquement à chacun des e-mails ne garantit en aucun cas la sécurisation des messages envoyés. Il s’agit en effet d’une simple signature textuelle qui ne vaut donc pas preuve d’authenticité. Le destinataire des messages ne pourra donc pas avoir la certitude que le message envoyé provient bien du bon expéditeur.

La solution à adopter est de choisir une signature électronique de mail pour son entreprise. En droit français, créer une signature numérique doit permettre à une entreprise de répondre à minima à deux objectifs essentiels : être en mesure d’identifier formellement le signataire d’un document numérique et garantir l’intégrité de ce document, dont les données doivent être exemptes de toute altération ou modification. Avec la signature électronique, l’entreprise s’assure que l’identité de ses collaborateurs ne sera pas usurpée et que des pirates n’intercepteront pas leurs e-mails pour en modifier le contenu.

Comprendre le principe de non-répudiation

S’appuyer sur un générateur de signature électronique est un enjeu de la transformation digitale des entreprises. Les e-mails sont en effet les vecteurs de transmission d’informations sensibles, notamment via les pièces jointes qui y sont attachées. Tous types de documents transistent sur le web, au risque d’être captés par les cybercriminels pour ensuite être détournés de leur objectif et utilisés à des fins malveillantes .

Les données échangées par e-mails doivent rester confidentielles et intègres. Selon le principe de non-répudiation, les contrats signés via Internet ne peuvent pas être remis en cause par les parties. Et ceci vaut également pour les e-mails signés électroniquement. À l’évidence, ce principe est particulièrement important à l’heure de la montée en puissance du commerce en ligne et de la numérisation massive des usages. Mais comment cela fonctionne-t-il ? Il s’agit en fait de pouvoir s’assurer que l’expéditeur est bien la partie qui prétend avoir envoyé le message.  On parle alors de non-répudiation de l’origine. Ici encore, il va sans dire que la signature par défaut, automatisée ou non, ne protège pas du risque de répudiation. Seul l’emploi d’un dispositif de signature par certificat électronique est efficace.

Par Gaëtan PACCOU chez Certigna