Il y a une raison à l’augmentation continue de la VoIP :  il s’agit d’un outil peu coûteux, mais efficace pour améliorer la communication interne et externe des entreprises. Mais cette perception s’applique-t-elle également aux téléphones IP à l’ère du travail hybride ?

Il est désormais incontestable que la téléphonie IP répond aux exigences de la communication moderne des entreprises grâce à une évolutivité accrue et son faible coût d’utilisation. La VoIP a considérablement évolué depuis ses débuts et peut aujourd’hui être intégrée de manière transparente à d’autres tendances technologiques émergentes telles que la 5G, l’IoT et bien d’autres encore. C’est précisément cette évolution, ainsi que le potentiel d’intégration, qui a contribué à propulser le succès mondial actuel de la téléphonie IP. La tendance actuelle à la numérisation a également conduit à une acceptation croissante des services et des plateformes de télécommunication modernes. Par conséquent, il n’est pas surprenant que les dernières prévisions de Research & Markets continuent d’annoncer un développement rapide du marché mondial des services VoIP à plus de 102 milliards de dollars d’ici 2026 . Même les entreprises les plus conservatrices, qui figuraient parmi les premiers utilisateurs, reconnaissent la nécessité de dépendre des nouvelles solutions de télécommunication. Ces solutions sont basées sur des normes ouvertes et offrent une intégration encore plus poussée  avec l’infrastructure et les systèmes ERP/CRM existants. Et tout cela se produit alors que les scénarios d’application sont étendus simultanément aux télétravailleurs.

On peut donc s’attendre à ce que le remplacement des solutions de télécommunications précédentes par des plateformes UCC plus efficaces soit pris en compte dans le budget IT 2023 d’un grand nombre d’entreprises. C’est d’autant plus vrai que le travail hybride fait aujourd’hui  partie intégrante de la culture du travail. Cependant, l’expérience montre que l’investissement dans une nouvelle solution UCC n’est que peu rentable sous la forme d’une productivité accrue, indépendante du lieu, si les terminaux IP utilisés ne sont pas renouvelés simultanément. Seuls les téléphones IP modernes qui sont régulièrement mis à jour par le biais de micrologiciels, garantissent le plus haut niveau de support pour les fonctions UCC qui ont pu être un facteur décisif dans l’achat. Mais ce n’est pas tout : Trois autres facteurs sous-tendent l’intérêt des téléphones IP pour les entreprises. Snom Technology, le premier fournisseur de terminaux et d’accessoires VoIP pour les entreprises et l’industrie, explique aujourd’hui ce dont il s’agit.

1. Terminaux IP : Bien plus que de simples téléphones

Lorsque la voix sur IP est arrivée sur le marché à la fin des années 1990, les systèmes PBX IP ont été développés selon les paradigmes des systèmes téléphoniques traditionnels. Par conséquent, il s’agissait essentiellement de systèmes fermés destinés à être exploités sur place, avec l’utilisation exclusive du système et des téléphones par le même producteur. Ce manque de flexibilité a entraîné une augmentation des coûts lors de la modification de la configuration du système et de l’utilisation de nouveaux services ou lors de la demande de connexions supplémentaires.

Aujourd’hui, de telles solutions sont devenues pratiquement inconcevables : Les systèmes VoIP sont évolutifs à tout moment et, grâce aux normes ouvertes intégrées, ils peuvent être utilisés pour d’autres scénarios d’application. Grâce aux API, le système VoIP et les téléphones peuvent être étendus par de simples actualisations. On évite ainsi le gaspillage de temps et d’argent pour la mise à niveau du matériel. Cela est encore plus vrai pour les plateformes de téléphonie logicielle, qui sont de plus en plus souvent hébergées dans le cloud en raison de leur rentabilité. Ces plateformes offrent de futures  possibilités aux entreprises clientes lorsqu’elles choisissent leur fournisseur, leur solution de télécommunication et, surtout, leurs appareils IP.

Par conséquent, d’autres critères tels que la qualité audio, l’insensibilité, la fonctionnalité ou le design deviennent subitement pertinents pour les téléphones. Ce n’est qu’ensuite que les facteurs de coût entrent en jeu, en fonction de la gamme de fonctions dont une entreprise a besoin : Les téléphones IP modernes peuvent, par exemple, fonctionner comme un centre de contrôle pour la bureautique, faire partie d’un système d’interphone et de vidéosurveillance ou d’un système d’alarme incendie ou servir de point d’accès pour surveiller les objets et les personnes. C’est cette diversité d’utilisation qui prouve pragmatiquement  le rapport coût-efficacité des terminaux IP. 

2. Plus utile que jamais

Les téléphones IP et la plateforme sélectionnée sont maintenant interopérables et il est également possible de configurer à distance les appareils via l’auto-approvisionnement. Cela permet à l’employé d’utiliser directement les téléphones au bureau ou à domicile via le système « plug & play », tandis que les éventuelles mises à jour en attente peuvent également être effectuées par le responsable informatique de l’organisation. Cela se traduit par des économies  substantielles de temps et d’argent pour toutes les personnes impliquées.

Les téléphones IP se sont avérés encore plus économiques grâce à la fonction de hot-desking. Peu importe la succursale ou les locaux de l’entreprise où se trouve le travailleur : lorsqu’il se connecte à un téléphone, il dispose de toutes les fonctions qui lui sont attribuées. Bien sûr, cela s’applique également pour le travail à domicile, où les collaborateurs distants peuvent accéder facilement aux carnets d’adresses partagés, aux informations sur le statut de présence des collègues et à toutes les fonctions qui distinguent les téléphones professionnels (par exemple, le MDN, l’appel de groupe et le transfert automatique d’appels selon des critères spécifiques) via le téléphone IP, qui peut être connecté au standard par VPN.

Si le téléphone fait partie du système d’interphone, l’employé peut également activer la barrière du parking depuis son domicile, signaler à toute l’équipe de nettoyage les pièces à nettoyer en appuyant sur un bouton, recevoir des alertes (homme à terre, position et mouvement d’objets, etc.) et réagir en conséquence. Autant de services qui démontrent la contribution spécifique des téléphones IP à l’efficacité de l’entreprise.

3. Communication sécurisée

La communication et la productivité vont de pair. Pendant les phases les plus difficiles de la pandémie, il est devenu de plus en plus évident que la disponibilité des terminaux de communication est devenue stratégique pour maintenir la productivité. Les mécanismes de sécurité intégrés constituent l’une des caractéristiques les plus importantes de la dernière génération de téléphones IP. Ils ne permettent qu’à des appareils spécifiques d’accéder au standard et vice versa, de randomiser le port par lequel les appels téléphoniques sont effectués, et disposent de mécanismes de cryptage pour tout le trafic vocal. Les fabricants européens respectent également les lignes directrices en matière de protection des données applicables dans l’UE et dans les pays respectifs « dès la conception ». Cela rend beaucoup plus difficile pour les cybercriminels d’enregistrer des conversations via des téléphones IP que via des smartphones ou des téléphones fixes classiques.

Les fabricants d’appareils et d’accessoires IP haut de gamme tels que Snom Technology proposent également régulièrement des mises à jour gratuites du micrologiciel, qui, d’une part, ajoutent des fonctionnalités supplémentaires à l’équipement fonctionnel des téléphones et, d’autre part, comblent les failles ou les failles potentielles de sécurité. Ainsi, les entreprises peuvent être sûres d’utiliser un équipement de pointe en termes de sécurité.

Résumé

Les raisons du succès ininterrompu de la communication numérique sont innombrables. Mais le terrain de jeu n’est plus divisé entre ceux qui utilisent des solutions et des appareils professionnels et ceux qui ne le font pas. Pas même entre les utilisateurs précoces et les procrastinateurs. La partie pour l’avenir de la téléphonie IP se joue entre ceux qui voient cette technologie comme une autre façon de continuer à suivre la convention et ceux qui bénéficient de ces technologies en les utilisant pour reconfigurer complètement leurs processus d’entreprise.

Conscio Technologies, spécialiste de la sensibilisation à la cybersécurité, annonce la disponibilité de la nouvelle édition de son étude sur le marché de la sensibilisation à la cybersécurité dans le secteur des ESN. Cette étude a été menée auprès de 33 900 collaborateurs d’ESN en France et s’appuie sur les campagnes de sensibilisation réalisées par ces dernières entre janvier et décembre 2023.

Conscio Technologies est une entreprise française éditrice de logiciels, et notamment de la plateforme « Sensiwave ». Cette solution totalement conçue et développée par les équipes de Conscio Technologies permet de mettre en œuvre sa stratégie de sensibilisation en ligne. Depuis quinze ans, Conscio Technologies accompagne les RSSI, DSI et DPO dans le développement de la culture cybersécurité de leurs collaborateurs. Conscio Technologies s’appuie sur une solution 100 % française de mise en œuvre des campagnes de sensibilisation et un large catalogue de modules de sensibilisation et de test phishing.

Une étude dédiée aux ESN

Conserver un haut niveau d’exigence en matière de cybersécurité est essentiel pour les clients des ESN. Ces dernières font face à de nombreux challenges : taux de turnover important zt  risques de sécurité majoritairement introduits par le facteur humain. Les thématiques phares concernant les ESN sont les mots de passe, les objets connectés, l’ingénierie sociale, la protection de l’information, les codes malveillants et le phishing.

Présentation des principaux indicateurs de cette étude :

– Un taux de participation de 51 % qui peut être amélioré, car les exigences des clients du secteur des ESN sont hautes.

– Concernant le phishing, de meilleurs réflexes restent à adopter. Un collaborateur sur dix se fait piéger par un mail de phishing factice.

– Le ciblage sur les nouveaux arrivants permet d’engager les utilisateurs dès leur arrivée.

– La culture Cybersécurité des collaborateurs des ESN est forte, comme en témoigne le taux de 95 % de bonnes réponses sur l’ensemble des campagnes.

Michel Gérard, fondateur de Conscio Technologies « Les ESN sont pleinement concernées par la sensibilisation de leurs équipes aux bons réflexes à adopter en matière de cybersécurité afin de se prémunir des risques existants et de ne pas y exposer leurs organisations ni celles de leurs clients. L’étude met en évidence qu’il reste encore des efforts à faire notamment sur les aspects liés au Phishing (13 % des collaborateurs des ESN se font piéger par un mail de phishing factice). Il est donc fondamental pour les ESN de continuer à former leurs effectifs et notamment lors des phases d’onboarding de leurs collaborateurs. »

La digitalisation des achats semble plus que jamais se positionner comme un puissant levier de performance économique et concurrentielle. Mais comment expliquer ce phénomène ? Et comment le digital a permis aux équipes achats de gagner en performance, en agilité et en sécurité dans le traitement de leurs opérations quotidiennes ? Voici une présentation des grands bénéfices liés à la mise en œuvre d’une telle démarche.

Augmenter sa productivité

La gestion manuelle des achats, tel qu’elle est encore pratiquée dans de nombreuses entreprises, nécessite un temps important pour traiter des tâches à faible valeur ajoutée qui pourraient être automatisées. La digitalisation de la fonction achat permet de libérer les équipes des tâches chronophages et répétitives. Concrètement, la gestion du cycle d’achat avec une solution digitale permet de multiplier par deux la productivité de son équipe et ainsi augmenter le périmètre d’achat adressable par le service achats.

Renforcer l’autonomie des équipes

L’une des grandes forces de la digitalisation des achats est d’aider les responsables achats et les chefs d’entreprise à intégrer les achats dans les processus métiers pour gagner en efficacité opérationnelle. La traçabilité des opérations offerte par un SI Achats permet de s’assurer que la politique achats est respectée. Il est alors possible de déléguer à ses équipes tout en gardant le contrôle.

Fluidifier son cycle d’achat

Sélectionner les fournisseurs, faire signer les contrats, traiter les factures, gérer les stocks… Difficile de savoir qui s’occupe de quoi ? Le délai de traitement des opérations liées aux achats est-il rapide ? Si la réponse est non, la digitalisation du processus d’achat fluidifie les échanges de documents et d’informations entre les acheteurs, les opérationnels ou la comptabilité et les fournisseurs.

Baisser le risque fournisseur

L’entreprise est responsable des personnes avec lesquelles elle travaille et cela englobe aussi vos fournisseurs. Se renseigner auprès des plateformes de documents légaux prend du temps, tout comme récolter l’ensemble des informations fournisseurs. Digitaliser son processus achat permet d’avoir une vue à 360° des informations fournisseurs et d’être directement connecté aux bases de données d’informations légales. De plus, les documents sont intégrés automatiquement dans le référentiel fournisseurs. L’entreprise et les fournisseurs peuvent aussi y enregistrer des documents, des informations, des notes d’évaluation…

Faire respecter les contrats 

À quoi sert de négocier des tarifs avantageux ou d’attribuer des budgets par fournisseur si les collaborateurs de l’entreprise, acheteurs ou opérationnels, ne les utilisent pas ? Du gestionnaire de commande à l’assistante de direction en passant par le comptable, rares sont ceux qui connaissent les clauses des contrats qui lient le client à un fournisseur. En digitalisant le processus d’approvisionnement, il est possible de donner accès à toutes les données utiles qui aideront les collaborateurs à respecter les contrats et marchés. Terminé l’engagement sans commande qui cadre la relation avec le fournisseur, le SI achat devient le garant du respect des conditions contractuelles.

Créer une stratégie d’achats

Une fois la gestion des tâches récurrentes automatisée, les équipes ont du temps libre pour réaliser des tâches à forte valeur ajoutée. La digitalisation des achats, c’est aussi être en mesure de créer et de piloter une stratégie achat. Un logiciel achat S2P complet permet de mettre en place des plans d’action achat et de les suivre en fonction des objectifs stratégiques et financiers de l’entreprise. L’entreprise est alors en mesure de créer des états de reporting détaillés. Cet outil d’analyse est une aide à la décision indispensable pour les dirigeants.

Respecter les réglementations

L’adoption des lois et réglementations impacte les fonctions achats et finance en leur donnant un rôle décisif dans leur application dans l’entreprise.
Les lois Sapin 2 et Devoir de vigilance imposent des mesures contraignantes de lutte contre la corruption. La digitalisation des Achats permet de mieux suivre les fournisseurs et les sous-traitants pour s’assurer plus certainement de leur conformité.

Devenue obligatoire dans le secteur public avec la mise en place par l’état du portail Chorus,  l’application de la facture éléctronique fournisseurs sera progressive entre entreprises privées avec une date limite définie au 1er janvier 2025. Ici encore, la digitalisation du process d’approvisionnements, de l’expression du besoin jusqu’au traitement de la facture et son rapprochement, répond à un enjeu majeur de cette réforme qui porte sur la récupération et le traitement des données de facturation. La question n’est donc pas de savoir si vous allez dématérialiser vos factures, mais plutôt avec quel logiciel vous allez le faire.

Ces quelques éléments illustrent pragmatiquement en quoi la digitalisation du processus achat est un élément clé pour accompagner l’entreprise dans une croissance à long terme.

Par Laurent Guillot, Directeur Général chez Oxalys