Oxalys, éditeur Saas spécialisé dans la digitalisation des achats et des dépenses, répond aux attentes de R.A.S Intérim pour l’accompagner dans la mise en œuvre d’un vaste projet de gestion numérique de sa politique Achats.

R.A.S Interim est une entreprise familiale française spécialisée dans l’intérim sur les métiers du transport, de l’hôtellerie-restauration, de la santé ou encore de la banque et des assurances. Créée à Lyon dans les années 1960, la société réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires de 550 millions d’euros et compte plus de 1 000 collaborateurs. Ces quinze dernières années, R.A.S Interim a réalisé une forte croissance, multipliant par dix le nombre de ses agences, désormais au nombre de 180. Elle est désormais présente sur tout le territoire français ainsi qu’au Luxembourg et en Espagne. Avec cette hyper croissance, R.A.S Interim est passée du statut de PME à celui de grande entreprise. La société avait donc besoin de se structurer en conséquence et de mener à cet effet un grand projet de transformation. Une stratégie qui nécessitait notamment de centraliser et de digitaliser ses processus administratifs et achats.

Le métier de R.A.S Interim dans le travail temporaire est fortement axé sur les aspects administratifs, avec un lien étroit aux ressources humaines. La majorité de ses achats concerne des prestations intellectuelles, des formations, les équipements de protection individuelle (EPI) et les frais de fonctionnement des agences. Bien que ces achats ne représentent que 20 à 25 % de son chiffre d’affaires et ne soient pas considérés comme stratégiques, les coûts administratifs associés ont considérablement augmenté avec la croissance de l’entreprise.

Aujourd’hui, R.A.S Interim est constitué de 180 sociétés, chacune avec son propre responsable des achats, sa comptabilité et ses propres systèmes de référencement et de paie. « L’hétérogénéité de nos systèmes d’information rendait les processus de gestion des achats complexes, explique Mark Lavoye, Responsable de la Performance opérationnelle chez R.A.S Interim. Les factures reçues au siège et dans les agences étaient souvent incomplètes, obligeant à une vérification systématique des données avant validation, complexité qui s’est accentuée au fil de la croissance de l’entreprise. De plus, les fonctions supports, telles que les achats, n’étaient pas encore digitalisées. »

Après avoir initié son projet de transformation en janvier 2022, R.A.S Interim lance son projet de Procure-to-Pay au début de l’année 2023. Le cahier des charges comportait alors un certain nombre de contraintes, notamment liées à son organisation décentralisée. R.A.S Interim cherchait avant tout une solution avec une interface utilisateur qui se rapproche de celles des « marketplaces » grand public afin que ses collaborateurs se l’approprient facilement et de simplifier ainsi la conduite du changement. D’autre part, la solution devait être standardisée pour adresser tous les secteurs d’activité ainsi que toutes les typologies d’entreprises avec lesquelles travaille la société d’intérim. Parallèlement, R.A.S Intérim souhaitait qu’elle reste malgré tout suffisamment paramétrable pour s’adapter à l’ensemble de ses process et à son organisation.

Après avoir consulté différents acteurs du marché, la société retient finalement la solution Procure-to-Pay d’Oxalys. « Son interface utilisateur et en particulier ses fonctionnalités pour accéder à notre catalogue de références ou encore pour passer commande se rapprochent de celles utilisées sur les solutions grand public, indique Mark Lavoye. Par ailleurs, cette solution est suffisamment standardisée pour nous faire bénéficier des bonnes pratiques en matière de gestion des processus achats tout en nous permettant de l’adapter à nos besoins spécifiques en termes de fonctionnalités et de gérer ainsi nos exceptions et cas particuliers. »

En mars 2024, le choix pour Oxalys est entériné. Deux mois sont alors consacrés à des ateliers pour remettre à plat l’ensemble des processus de gestion des achats et définir les droits de chacun concernant les engagements d’achat. La phase de recette a ensuite permis à l’entreprise de réaliser des tests applicatifs pour en vérifier le bon fonctionnement. La phase pilote puis la mise en œuvre opérationnelle devraient être finalisées en mars 2025, un an après le lancement du projet. Avec la digitalisation de ses processus achat, R.A.S Interim entend permettre à ses équipes comptables de gagner du temps sur les tâches chronophages et ainsi, de faire évoluer leurs missions.

Parallèlement, en centralisant la gestion des achats sur un outil unique, la société aura une meilleure visibilité sur les demandes d’achats. R.A.S Interim entend également, grâce à cette solution, optimiser la maîtrise des engagements de dépenses. La commande devra être validée par le manager d’équipe avant d’être envoyée. « Cette traçabilité nous permettra notamment de mieux identifier les fournisseurs chez qui nous achetons et à quel prix, poursuit Mark Lavoye. Notre objectif ensuite consistera à réorienter nos achats vers ceux de nos fournisseurs avec lesquels nous avons des accords-cadres afin de rationaliser nos coûts d’achat et d’éviter par ailleurs toutes les factures sans commande (en dehors des achats qui, comme l’électricité, se font sans commande. »