Par Sébastien REVERDY chez Betoobe – Connexing 

Dans le paysage commercial en constante évolution, la prise de décision concernant l’acquisition de matériel informatique revêt une importance cruciale pour les entreprises. L’une des questions qui se pose fréquemment est de savoir s’il est préférable de recourir au leasing ou d’opter pour l’achat comptant.  Le leasing informatique est une solution de financement qui permet aux entreprises de louer des équipements informatiques plutôt que de les acheter. Elles signent un contrat avec une société de leasing et paient un loyer, la plupart du temps mensuel, pour utiliser les équipements choisis.

Les arguments vis-à-vis du leasing ne sont cependant pas que financiers, puisqu’ils concernent aussi la gestion de flotte mobile ou de parc IT et même la sobriété numérique et le numérique responsable.  En effet, dans une société de plus en plus tournée vers la diversité des appareils et vers l’économie de l’usage, la location de matériel informatique est un des choix indiqués pour accompagner les organisations.

Mais concrètement, pourquoi louer son parc informatique s’avère-t-il avantageux ? Quels en sont également les risques ? Et quels sont les éléments à prendre en compte dans un contrat de leasing ?

Les avantages du leasing d’appareils mobiles

Le leasing informatique présente plusieurs avantages pour les entreprises. Ces avantages sont à la fois d’ordre économique, d’ordre de la gestion de parc et d’ordre écologique.

L’optimisation économique de la gestion de parc IT 

• Maîtrise des coûts : le leasing informatique permet de maîtriser leurs coûts en payant un loyer mensuel ou annuel fixe, une solution de financement souvent plus économique que l’achat des appareils informatiques
• Optimisation de la trésorerie : la maîtrise des coûts apportée par le leasing permet également d’optimiser la trésorerie en évitant d’investir des sommes importantes en capital pour l’achat d’équipements, ce qui préserve, entre autres, la capacité d’emprunt pour les diriger vers d’autres investissements
• Avantages fiscaux : les loyers de leasing constituent des charges de l’exercice de l’entreprise qui viennent diminuer le résultat de la société et donc les impôts dus (impôt sur les sociétés (IS) ou impôt sur les revenus (IR) sans distinction)

L’optimisation de la gestion technique de parc IT 

• Flexibilité et évolutivité : grâce au leasing, les entreprises peuvent modifier leurs équipements informatiques selon leurs besoins et n’ont pas de gestion interne de maintenance, réparations et recyclage, ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur la gestion de parc IT
• Mise à jour régulière des équipements et satisfaction collaborateurs : grâce au leasing, les organisations peuvent rester à la pointe de la technologie en bénéficiant d’une mise à jour des équipements informatiques à la fin des contrats et fournir des appareils plus récents à leurs collaborateurs  tout en garantissant une valorisation de fin de vie ou la remise dans le circuit des anciens appareils
• Logiciels et matériels homogènes : le leasing permet aussi de bénéficier d’un parc homogène régulièrement mis à jour

L’optimisation écologique de la gestion de parc IT et de la consommation d’appareils informatiques 

• Avantages écologiques : le leasing permet de limiter les achats inutiles en vue de plus de sobriété numérique, mais aussi d’allonger la durée de vie des appareils IT en permettant de faire passer les appareils par plusieurs utilisateurs voire parcs informatiques et optimiser le recyclage des composants électroniques et plastiques des appareils en fin de vie, tout comme de réduire la production de déchets électroniques

Les risques et inconvénients liés au leasing d’appareils informatiques 

Les avantages du leasing sont nombreux, mais quelques risques ou inconvénients sont aussi à prendre en compte. Voici quelques-uns des risques à garder en tête :

• La couverture de l’assurance : il faut s’assurer que le contrat de leasing inclut une couverture d’assurance adéquate pour les équipements loués et qu’elle couvre également la maintenance et les réparations en cas de choc ou chute, ainsi que les risques de perte ou de vol
• L’âge des appareils : pour garantir une bonne cybersécurité à l’organisation et à aux  collaborateurs, les appareils doivent être suffisamment récents pour pouvoir encore bénéficier des dernières mises à jour applicatives et de système (OS)
• Dépendance au fournisseur : les entreprises peuvent être limitées dans leur choix de fournisseurs et de modèles en fonction des accords de leasing disponibles
• Valeur résiduelle incertaine : à la fin du contrat, l’option d’achat peut impliquer une valeur résiduelle qui peut être difficile à prévoir avec précision car elle dépend de l’état de matériel à la fin du contrat – il est donc important de bien protéger physiquement le matériel avec par exemple des coques et verres trempés

Les critères à prendre en compte dans un contrat de leasing 

Il est crucial de garder en tête les termes du contrat essentiels pour être bien équipés et protégés sans être bloqués :

• La durée du contrat : chaque prestataire détermine des conditions d’engagement et de durée de la location différentes. Il faut s’assurer que les conditions proposées correspondent tant sur le plan stratégique que financier
• Le coût de la location : le coût de la location peut varier selon le type de matériel choisi, la durée de la location, des options supplémentaires choisies,…, Il faut s’assurer que tous les critères correspondent à ses besoins et à ses moyens
• Les modalités de paiement : certains prestataires proposent des paiements mensuels, annuels, fixes, et variables. Il est important de se renseigner pour que les modalités correspondent à ses besoins
• Les frais d’installation : certains prestataires ne prennent pas en charge l’installation du matériel ou peuvent facturer des frais pour configurer le matériel loué, renseignez-vous bien avant de signer !
• Le type de matériels fournis (neufs ou reconditionnés) : pensez à se renseigner si le prestataire propose du matériel neuf et/ou reconditionné à la location, car cela peut influencer le coût de la location, les conditions de maintenance et de réparation, ou encore permettre de pousser encore plus loin sa stratégie de RSE et de numérique responsable
• Les conditions de maintenance et de réparations : il est essentiel de connaitre les conditions de maintenance et de réparations proposées par l’entreprise qui loue le matériel, car certaines peuvent imposer un nombre maximal de réparations sur une période, par exemple, et les mauvaises surprises peuvent vite arriver
• Les options de fin de contrat : il est bon de savoir si, à la fin du contrat de location l’entreprise est tenue de restituer le matériel loué ou si elle a l’option de le garder en échange d’un paiement supplémentaire.

En fin de compte, la décision entre le leasing et l’achat comptant classique dépend des priorités financières et stratégiques de chaque entreprise.  Le leasing informatique est une solution de financement qui permet aux entreprises de louer des équipements informatiques plutôt que de les acheter. Les grands avantages du leasing concernent tant les aspects financiers, de gestion de flotte mobile ou de parc IT ainsi que la sobriété numérique et le numérique responsable.

Ainsi, les entreprises recherchant une gestion plus souple des flux de trésorerie et une mise à niveau régulière du matériel peuvent trouver le leasing attrayant, tandis que celles visant à réduire les coûts à long terme et à maximiser leur contrôle sur l’infrastructure peuvent préférer l’achat comptant.   Quelle que soit l’option choisie, il est essentiel de mener une analyse approfondie et de tenir compte des facteurs spécifiques à l’organisation pour prendre la décision la mieux adaptée à ses besoins.

En effet, il est important de se souvenir que le leasing n’est pas une « solution miracle » mais une manière parmi d’autres d’aborder l’approvisionnement et les enjeux environnementaux. En outre, l’achat de matériel reconditionné présente également de réels avantages économiques et écologiques.

La facturation électronique va devenir une réalité concrète pour l’ensemble des organisations et entreprises. Ainsi, le paysage réglementaire français va évoluer entre 2024 et 2026. Concrètement,  l’émission de factures électroniques B2B sera progressivement obligatoire pour les grands comptes, PME, ETI, TPE. Pour mener à bien ce projet structurant, il est donc nécessaire de prendre du recul pour faire évoluer son système actuel et faire les bons choix pour se conformer aux nouvelles dispositions réglementaires.

Une évolution structurelle profonde voulue par l’État 

Déjà obligatoire pour les entreprises travaillant avec les acteurs du service public français, la facturation électronique a su démontrer de réels bénéfices . Désormais, au-delà des aspects opérationnels liés à la facturation électronique, les enjeux de cette nouvelle réforme visent à lutter activement contre la fraude à la TVA et à permettre une meilleure supervision de l’activité économique des entreprises. Ces deux points sont aujourd’hui stratégiques et permettront d’une part d’accéder à de nouvelles recettes fiscales (en éradiquant la fraude à la TVA) et d’autre part à mieux cerner les secteurs qui auraient besoin d’un soutien de la part de l’État. Cette réforme de la facturation électronique est donc riche de sens et devrait permettre de donner un nouveau souffle à l’économie française.

Quelles conséquences pour les entreprises ?

Comme tout changement, cette réforme peut engendrer des inquiétudes pour les entreprises, notamment pour les plus modestes qui ne s’appuient pas sur des équipes financières étoffées et expertes. Sur ce point, après avoir fait le tour de ses interrogations, il faut tout de même évoquer les perspectives offertes par une telle mesure. Ces dernières se mesurent en termes de gain de productivité, d’économie de traitement, de supervision des factures émises, etc. Les entreprises pourront ainsi fiabiliser, sécuriser et industrialiser leurs processus de génération et d’envoi de factures B2B. 

C’est dans ce contexte que le nouveau dispositif réglementaire va obliger les entreprises à envoyer leurs factures B2B depuis des plateformes agréées ou sur un portail proposé par l’État. Les professionnels doivent donc se poser les bonnes questions avant de passer par telle ou telle plateforme en fonction de leurs objectifs et de leur maturité digitale. De plus, il est aussi important de concevoir son projet dans une logique B2B globale et de ne pas se limiter au seul envoi électronique de facture.

En effet, si les obligations réglementaires représentent des contraintes, elles laissent aussi clairement entrevoir de potentielles opportunités liées à la traçabilité des flux, à l’automatisation des traitements et à l’accélération des paiements. Les perspectives d’utilisation du temps réel apportent en effet une transparence sur les encours et la liquidité et ouvrent des opportunités de refinancement… Avec les nouvelles obligations réglementaires sur la facturation électronique B2B, l’automatisation de la fonction finance est donc largement lancée et devrait permettre aux entreprises de continuer leur transformation digitale sur les prochaines années.

Fabien Lomet, Vice-Président Europe de l’Ouest de Tradeshift

La mise en place d’un projet ITSM au sein d’une entreprise est incontestablement un projet stratégique et structurant. Si les dimensions de conceptualisation, de technologies et de paramétrage sont importantes, force est de constater qu’une autre notion est fondamentale : l’accompagnement au changement. A priori évidente, une telle approche est pour autant souvent négligée et impacte la bonne mise en application du projet.

Mais pourquoi est-ce si important ?

Rappelons qu’un projet ITSM est par définition un sujet en constante évolution et qui demande donc beaucoup d’agilité. Ainsi, en continu, il est fondamental de faire évoluer ses processus et d’en informer les équipes pour s’assurer qu’elles pourront parfaitement s’approprier les changements réalisés.

En ce sens, on comprend donc parfaitement que l’accompagnement au changement doit être évoqué dès le début de la conception du projet. Sur ce point, il convient donc d’être particulièrement précis et de communiquer régulièrement avec les équipes des clients. L’objectif est notamment de définir des moyens efficaces et sur mesure pour informer et sensibiliser les utilisateurs. Dans ce contexte, tous les formats sont possibles et dépendent des attentes du client.

Les outils à mettre en place 

Nous pouvons par exemple évoquer les plateformes collaboratives, la création d’ateliers, le lancement de formations personnalisées, des outils FAQ, des tutoriels spécifiques, des plateformes de tests … Il convient aussi de proposer des supports engageants aux couleurs de l’entreprise avec intégration de la charte graphique notamment. Tous ces éléments simplifieront les processus d’appropriation. Notons aussi que différentes méthodologies pourront être déployées pour véhiculer les informations et sensibiliser les équipes.

Il s’agit alors de lever toute résistance au changement, de faire comprendre les apports de l’ITSM et de positionner les collaborateurs comme de véritables sponsors du projet. Les moyens d’accompagnement au changement déployés doivent alors prendre en compte la notion d’expérience utilisateurs et des approches métiers et techniques. Ainsi, que ce soit du côté de l’intégrateur ou du client final, il est fondamental de désigner un référent chargé de piloter les notions d’accompagnement au changement et de s’assurer que ce dispositif simplifie en continu l’acceptation du projet.

À travers ces éléments, on comprend donc aisément que l’ITSM ne peut se contenter d’être abordé sur un prisme purement technique et nécessite un véritable accompagnement des utilisateurs. C’est à cette condition que ce type de projet pourra connaitre un véritable succès et qu’il sera largement adopté par toutes les personnes concernées.

Par William Lecomte Directeur BU ESM Infodis