Aujourd’hui, qu’il s’agisse de grandes ou de petites entreprises, un logiciel ERP est devenu un outil incontournable pour soutenir la croissance et l’efficacité organisationnelle. Qu’il s’agisse d’optimiser les processus internes, de faciliter la communication entre les départements, d’augmenter la productivité ou encore d’accélérer la prise de décision, les avantages d’un ERP sont indéniables. Cependant, la mise en place de cette solution nécessite une attention particulière pour garantir son efficacité à long terme.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP (Entreprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel qui centralise et optimise l’ensemble des processus d’une entreprise. Il est composé de plusieurs modules fonctionnels, chacun dédié à un domaine spécifique, tel que la comptabilité, la gestion des achats et ventes, ou encore la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Ces modules et fonctionnalités sont interconnectés, ce qui permet une gestion cohérente et fluide des données de l’entreprise. En centralisant l’information provenant de différentes sources, un ERP évite la duplication des données et garantit leur fiabilité, offrant ainsi une « source unique » d’informations fiables.
Aujourd’hui, les ERP sont essentiels à la gestion d’entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs. Pour ces entreprises, l’ERP est devenu aussi incontournable que l’électricité.
Pourquoi développer un ERP ?
Choisir un ERP permet de bénéficier de nombreux avantages pour optimiser la gestion de son entreprise
Optimisation des processus internes grâce à l’ERP
La mise en place d’une solution ERP est essentielle pour améliorer la gestion de ses processus internes. L’une des principales forces de l’ERP repose sur la centralisation des données. Cet aspect simplifie la transmission des informations entre les différents services, tout en optimisant le pilotage de son activité. En choisissant un logiciel ERP, on bénéficie d’une vue en temps réel sur la productivité et la rentabilité de son entreprise.
Un suivi automatisé pour des décisions éclairées
Ce suivi permanent et automatisé permet d’évaluer l’évolution de ses projets, tout en détectant rapidement les opportunités ou les éventuels obstacles. Grâce à cette visibilité, il est possible de prendre des décisions plus éclairées et mieux adaptées aux besoins de son entreprise. L’analyse des performances devient également plus précise, ce qui aide à ajuster les stratégies pour maximiser l’efficacité et atteindre des objectifs.
Les avantages d’un ERP en cloud
Opter pour un ERP en cloud offre une flexibilité accrue et réduit les coûts liés à l’infrastructure informatique. Cela améliore la gestion des ressources et facilite l’accès aux informations pour tous les utilisateurs, où qu’ils se trouvent. De plus, cette solution renforce la collaboration au sein de ses équipes grâce à un partage fluide des données et une coordination optimisée.
ERP SaaS vs sur-mesure : trouver la solution adaptée à sesbesoins
Le marché des ERP est vaste. Généralement, il existe des solutions pour tous les secteurs, tous les budgets et toutes les tailles d’entreprises. En choisissant un logiciel prêt à l’emploi, notamment en mode SaaS, il est possible de bénéficier d’une solution évolutive, facile d’accès et dont la fiabilité est vérifiable. En outre, opter pour une solution existante assure un gain de temps et une certaine maîtrise des coûts. Toutefois, dans le cas de besoins ultra-spécifiques, il est possible de compléter un ERP par des développements sur-mesure.
Lors du choix d’un logiciel, plusieurs critères doivent être pris en compte : le choix entre un mode SaaS ou on-premise, ainsi que la décision entre une solution généraliste ou spécialisée métier. De même, il est également judicieux d’évaluer l’évolutivité de l’outil, sa capacité à s’intégrer aux systèmes existants et son aptitude à répondre aux besoins de mobilité.
Les étapes clés du développement d’un ERP
Comme pour tout logiciel (logiciel de gestion type CRM, WMS…), l’implémentation d’une solution ERP nécessite de suivre plusieurs étapes clés pour garantir le succès du projet.
Analyser les besoins
Afin que l’intégration d’une solution informatique fonctionne et procure le ROI attendu, il est nécessaire de définir des objectifs précis. Pour cela, l’analyse des besoins est inévitable. Cette phase englobe l’étude des processus existants, des faiblesses actuelles ainsi que des points forts pouvant être valorisés par le futur outil. Il convient aussi de recueillir les attentes des collaborateurs qui utiliseront potentiellement l’ERP.
Identifier les processus métiers
Chaque entreprise possède des processus métier complexes et spécifiques à son secteur. Il est donc essentiel de bien comprendre ces processus pour les structurer et optimiser leur gestion dans le futur ERP. Cette étape permet d’identifier les étapes redondantes ou inefficaces, et de définir comment l’ERP pourra les simplifier ou les automatiser, garantissant ainsi que le système reflète fidèlement les activités et interactions internes. Cette étape permet également d’identifier les éventuels changements qu’il faudra opérer dans les processus actuels de l’entreprise, et pour lesquels il faudra accompagner les équipes avec une conduite du changement efficace.
Recenser les exigences fonctionnelles
Une fois les besoins et processus métiers analysés, il convient de lister précisément les exigences fonctionnelles du futur ERP. Cette étape vise à définir les fonctionnalités et modules indispensables pour répondre aux attentes spécifiques de l’entreprise et des équipes concernées.Dans le monde des logiciels en mode SaaS, il existe des solutions dites « verticalisées » qui répondent aux spécificités de certains secteurs d’activité. Ces solutions proposent donc, en standard, une palette de fonctionnalités répondant au plus grand dénominateur commun des besoins des professionnels de ces secteurs.
Prévoir l’architecture du système
Cette étape consiste à définir l’infrastructure technique, organiser les modules et choisir les technologies adaptées (cloud ou sur site). L’architecture doit être pensée pour permettre l’intégration avec les systèmes existants et garantir une gestion fluide des flux de données. Cette conception constitue la base solide pour un ERP évolutif et capable de s’adapter aux futurs besoins de l’entreprise.
Développer et implémenter
Le développement de l’ERP (ou d’ajouts spécifiques) implique la conception des fonctionnalités et des modules définis dans le cahier des charges. Les développeurs créent les outils et solutions spécifiques pour gérer les processus de l’entreprise et assurer une connexion fluide avec les autres systèmes. Un suivi rigoureux des objectifs, des coûts et des délais est essentiel pour garantir un déploiement efficace. L’implémentation d’un ERP dans le système informatique existant ou futur est aussi un point essentiel. C’est pourquoi il est préférable de s’orienter vers une solution proposant des connecteurs (API) qui permettent de relier les logiciels et/ou modules complémentaires entre eux. Ces connexions garantissent une continuité de la diffusion de l’information dans l’ensemble du système. Elles évitent donc les multiples re-saisies dans les différents outils connexes. Cela garantit également la pérennité de l’ERP par l’interconnexion de modules futurs sans remettre en question le cœur de l’activité. Il est d’autre part souvent moins coûteux d’ajouter une nouvelle brique fonctionnelle à son système plutôt que de repartir sur un projet global.
Tester et corriger
Avant la mise en production, l’ERP doit passer par une série de tests pour évaluer ses performances, vérifier son fonctionnement, l’intégrité des données et corriger d’éventuelles erreurs. Cette phase inclut des tests d’intégration, d’interface utilisateur et de sécurité. Avec une méthode agile, les futurs utilisateurs chez les clients participent aux tests, fournissant des retours directs pour ajuster l’ergonomie et la fonctionnalité du système. Il est important de placer l’utilisateur au cœur de l’outil, d’être à l’écoute de ses besoins et de s’assurer de l’adoption de l’ergonomie des écrans, jusqu’à la bonne restitution des informations attendues, le tout dans des temps de réponses rapides.
Migrer les données préexistantes
La migration des données consiste à transférer les informations des anciens systèmes vers le nouvel ERP. Cette étape garantit la continuité des services et minimise les interruptions. En effet, il est essentiel de garantir la qualité, la cohérence et la sécurité des données. Cela concerne également les informations clients, les historiques de production et les fichiers de gestion. Cette étape est aussi l’occasion d’opérer un travail de fond sur les datas et de faire du tri dans les bases (clients, fournisseurs, articles…) afin de ne pas migrer des données obsolètes, incorrectes ou en doublons.
Mettre en place l’ERP
Une fois le système testé et validé, l’étape de mise en place consiste à installer l’ERP dans l’environnement de production de l’entreprise. C’est à ce moment que le logiciel s’intègre officiellement dans le cadre de travail quotidien. Cela s’accompagne des configurations nécessaires pour assurer une gestion optimale des processus et des données. Cette phase implique également la mise en œuvre des procédures de maintenance et de support, garantissant que l’ERP fonctionnera de manière continue et fiable pour tous les utilisateurs. Dans le cadre d’un ERP en mode SaaS, l’ensemble des actions de maintenance et de support sont réalisées par le prestataire. Les clients peuvent se consacrer à leur cœur d’activité et confier cette gestion technique à un prestataire spécialiste. A noter que le gain est aussi financier grâce à l’absence d’investissement en serveurs, logiciels techniques et mises à jour ; l’ensemble de ces coûts étant supportés par le prestataire.
Former les utilisateurs
Pour assurer l’adoption de l’ERP, la formation des futurs utilisateurs est essentielle. Elle permet aux équipes de maîtriser les fonctionnalités du nouveau système et d’optimiser l’efficacité. De cette manière, chaque utilisateur apprend à utiliser les modules de l’ERP, analyser les données en temps réel et réaliser les tâches courantes. Une formation de qualité, avec un support adapté, garantit une utilisation optimale et une transition réussie vers le nouvel ERP.
Par Olivier Seine, Directeur Associé chez TRADE.EASY
