Par Marie WEISS pour Celge
Logiciel utilisé pour la gestion des processus d’entreprise, l’Entreprise Resource Planning (ERP) se compose d’une suite d’applications. Ces dernières sont liées les unes aux autres par une base de données unique. Le progiciel de gestion intégré a pour principal avantage d’optimiser le processus de gestion en entreprise. Il permet en effet de minimiser les risques d’erreur, notamment dans le cadre de saisies multiples.
Quel intérêt de recourir à l’ERP ?
L’objectif premier du recours à l’ERP réside dans l’optimisation de la gestion des processus d’une entreprise. Cela permet à la structure d’améliorer son efficacité, en rendant automatique de nombreux processus qu’elle utilise régulièrement. Il faut toutefois noter qu’il n’existe pas à proprement parler de ‘’meilleurs ERP’’ étant donné que ce type de solution est modulaire. En d’autres termes, les entreprises vont procéder au choix des modules à intégrer en se basant sur leur activité principale. Il va de soi que certains modules conviendront mieux à certaines entreprises et le seront moins pour d’autres. La clé pour obtenir le meilleur ERP consiste pour la structure à choisir les solutions propres à sa catégorie d’activité, sa taille, ses services et à ce qu’elle souhaite améliorer.
Les modules de base d’un ERP
Bien que les progiciels de gestion intégrés se composent de plusieurs modules, certains modules de base sont proposés par les principaux éditeurs. Parmi ceux-ci, on cite notamment les modules finance, ressources humaines, achat et approvisionnement, gestion de la relation client et enfin informatique décisionnelle.
Le module finance
Ce premier module assiste l’entreprise dans sa gestion financière. Concrètement, il va intervenir grâce à l’enregistrement, le suivi ainsi que la consolidation d’informations commerciales et opérationnelles. L’ensemble de ces derniers sera regroupé dans un système comptable centralisé. Pour offrir cette fonctionnalité de base indispensable, l’ERP utilise divers outils de gestion comptable. Il s’agit entre autres de :
Grand livre ;
Comptabilité fournisseurs ;
Comptabilité clients ;
Gestion des immobilisations ;
Gestion des achats et de la paie ;
Gestion des taxes ;
Gestion des risques.
Le module ressources humaines
Le module ‘’ressources humaines’’ se retrouve également dans la plupart des logiciels ERP proposés par les éditeurs. Il automatise la gestion des ressources humaines notamment par l’intermédiaire d’un suivi en temps réel du temps de travail de chaque salarié et des congés pris. Il en est de même de l’évaluation des performances de chaque salarié à l’échelle de l’entreprise. Sans oublier bien évidemment la gestion des différentes prestations sociales et le développement des compétences et des talents.
Le module achat ou approvisionnement
Cette fonctionnalité aide à la gestion des processus d’approvisionnement. Il intervient dès que les bons de commande sont émis, se charge de la gestion des fournisseurs, du suivi des paiements mais également de la génération de rapports. Grâce à l’ERP, les demandes d’approbation des bons et des paiements remontent de manière automatique jusqu’aux décideurs concernés.
Le module gestion de relation client
Ce module, que l’on appelle également brique CRM, est un référentiel centralisé des informations clients. Pour pouvoir être exploité, l’ensemble de l’entreprise ainsi que tous les services commerciaux y auront accès. Grâce à la gestion automatisée de relation client, le module va procéder à l’organisation de toutes les interactions de la structure. Cela concerne spécifiquement ses relations avec les clients et les prospects. Ce suivi des interactions intéresse tous les services entrant en compte avec la clientèle. Ce peut être le service des ventes, du marketing ou du service après-vente.
L’informatique décisionnelle
Cette solution permet à l’entreprise de procéder à l’évaluation de sa performance. Le but pour la structure est d’avoir une vision à la fois claire et synthétique des KPI. Pour remplir la fonction qui lui est assignée, le module propose des tableaux de bord, des rapports génériques ainsi que des rapports personnalisés intéressant les différentes activités de l’organisation.
ERP secteur d’activités
Les modules d’ERP spécifiques à un secteur d’activité
L’enterprise resource planning (ERP) est un logiciel modulaire composé d’une suite d’applications. Certains modules tels que la gestion de relation client, la gestion des finances et des ressources humaines sont des modules de base proposés par tous les éditeurs de logiciel. À côté, d’autres, plus spécifiques, sont choisis par les entreprises en fonction de leurs secteurs d’activité. Parmi ceux-ci, l’on retrouve notamment la gestion de la chaîne logistique, la gestion de projet ainsi que la gestion de la production.
Le module de gestion de la production
À l’aide de ce module, l’entreprise peut procéder à de nombreuses analyses dans la gestion de son processus de production. Il s’agit notamment de faire une analyse des :
Goulets d’étranglement (stade de travail qui reçoit une charge d’un volume supérieur au maximum qu’il peut traiter);
Temps d’acheminement entre les machines ;
Mouvements de matériels ;
Utilisation des installations et des équipements ;
Utilisation de la main-d’œuvre au sein de l’entreprise.
D’autre part, grâce à ce module de gestion de la production, la structure peut aussi s’assurer de la planification des interventions de maintenance.
La chaîne logistique
Le module de chaîne logistique que l’on appelle également supply chain, permet d’effectuer différentes opérations. Celles-ci sont notamment en lien avec les partenaires et les fournisseurs dans le cadre de la chaîne d’approvisionnement. Cela concerne par exemple l’approvisionnement en matières premières ou la gestion de stocks. Grâce à ce module, l’entreprise pilote de manière optimisée sa chaîne logistique en centralisant la gestion de tous les services. Un bon pilotage de la supply chain aide les décideurs dans leur prise de décision. Le but est notamment d’optimiser les coûts en un seul tour de main.
La distribution, la gestion d’entrepôt et l’inventaire
Ce module ERP intervient efficacement par l’intermédiaire d’une gestion en temps réel de l’entrepôt et des stocks. Le but est de faire en sorte d’intégrer les commandes et les devis des clients aux systèmes comptables, de traitement et de gestion d’inventaire. Ce suivi en temps réel permet à l’entreprise d’avoir un aperçu de toutes les commandes traitées dans les délais. L’avantage de ce module est qu’il permet aussi entre autres d’optimiser la consommation et l’entreposage du stock en fournissant une prévision automatique et manuelle d’inventaire. Dans le processus de distribution, les meilleurs ERP ont des modules destinés aux terminaux point de vente. Ceux-ci ont l’avantage d’être connectés directement aux magasins et aux autres processus précités.
La gestion de projets
Dans le cadre de la gestion de projets, le module ERP va s’occuper de la prise en charge des appels d’offres. Sans oublier également la planification des ressources, la structure de répartition de tâches ainsi que les contrats et les structures. L’avantage est tel que les décideurs peuvent avoir un aperçu de toutes les ressources que sollicite le projet. Celles-ci se chiffrent notamment en termes de stock, d’actif, de matériels et de main d’œuvre. Tout comme la visibilité de consommation des ressources, l’entreprise peut également suivre la rentabilité de son projet tout en contrôlant les marges en cours d’exécution. De la sorte, les responsables peuvent optimiser la performance du projet d’une part, et d’autre part s’assurer que les KPI soient bien atteints.
La gestion des services sur site
À ce niveau, on parle de module FSM ou Field Service Management dont le but est de suivre et de gérer toutes les interventions sur site, que ce soit les réparations, les livraisons ou autres types d’intervention. Dans cette même foulée, le module gestion de services sur site permet aussi de procéder à l’organisation des tournées ou à l’envoi d’informations aux agents de terrain. D’autre part, il permet de prendre en compte les remontées de ces derniers.
ERP, une solution adaptée pour chaque client
Composé d’une suite d’applications, l’Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré, est un logiciel avec pour finalité la gestion optimisée des processus des entreprises. Certains des modules communs sont proposés par la plupart des éditeurs de logiciel, d’autres sont spécifiques à une activité donnée. Bien qu’ils soient modulaires et paramétrables, il arrive que les ERP nécessitent une modification afin de répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise.
Personnaliser les ERP pour s’adapter aux besoins de l’entreprise
Au début, les ERP fonctionnaient en tant que suites d’outils, déployés sur le site des clients. Ces solutions avaient l’avantage d’être modulaires et paramétrables. Cela n’empêche pas pour autant que les clients demandaient une suite « sur-mesure ». Le but étant de faire en sorte que le progiciel s’adapte mieux à l’entreprise et aux spécificités de son secteur d’activité. Mais après qu’aient été développées les solutions dites spécifiques, d’autres problèmes ont surgi. Et notamment des problèmes de mise à jour et de rétrocompatibilité. C’est ainsi que les éditeurs ont alors opté pour une logique inverse, en décidant de développer préalablement dans leurs suites de bonnes pratiques. De la sorte, les clients adaptent leurs processus d’entreprise à l’ERP et non plus l’inverse.
Des solutions intermédiaires à la personnalisation
À l’heure actuelle, de nombreux éditeurs proposent des outils avec une logique intermédiaire. Ils développent des extensions (les add-on) qui peuvent être ajoutées au Saas exploité par l’entreprise. Elles restent sous contrôle du PaaS néanmoins afin de ne pas retomber dans les soucis de la personnalisation. Par ailleurs, ils proposent également des versions personnalisées par leurs soins pour des industries données. Cela évite au client d’avoir à procéder aux adaptations.
Les ERP en mode Saas ou ERP sur site
La tendance penche plus souvent vers les ERP cloud, plus simples à mettre en œuvre car c’est l’éditeur qui gère l’infrastructure sous-jacente. Cela n’empêche pas pour autant que les ERP sur site possèdent encore un intérêt, notamment en termes de gestion des données en interne. Dans cette lancée, certains éditeurs proposent de fusionner les solutions, pour fournir un ERP dit « hybride ». Certains modules sont sur site et d’autres dans le cloud. Enfin, une autre solution consiste également à héberger l’ERP dans le cloud privé de l’entreprise.
Quels que soient les cas, les meilleurs ERP proposeront des trousses à outils, dont les API et les connecteurs. L’objectif est de faciliter l’intégration au système d’information de l’entreprise, dans d’autres outils ou même dans d’autres ERP. Dans ce dernier cas, il peut s’agir par exemple de l’ERP des filiales.
