Par Marcel Kalaoun, Responsable Pôle IBM i chez ITS Integra 

Le Système d’Information Legacy se retrouve aujourd’hui face à de nombreuses évolutions au sein des entreprises. Globalement, il est bien souvent considéré comme un poids et sa valeur peut être sous-estimée. Les applications sont quant à elles devenues complexes et lourdes à faire évoluer. Pourtant, ces systèmes offrent de nombreux avantages pour les entreprises qui continuent à les utiliser massivement. Preuve en est l’importance du parc IBM i (AS/400) déployé et encore en production dans tous les secteurs, même les plus stratégiques comme la finance, la santé ou encore le retail. 

Intégrer la notion d’obsolescence dans son plan de transformation digitale 

Une récente enquête menée auprès des utilisateurs d’IBM i met en avant que 42% des répondants utilisent entre 75 et 100% de leurs applications de gestion sur cette plateforme. Cela démontre clairement que ce socle technologique présenté depuis de nombreuses années comme en déclin reste pourtant incontournable. Un autre point à prendre en considération sur le marché est la raréfaction des compétences pour faire évoluer les systèmes hérités et en assurer une parfaite sécurité. Alors comment faire pour concilier modernité et solutions héritées ? Comment assurer la migration de son SI sans abandonner ce patrimoine, déjà adapté à son entreprise ? 

Le rôle du MSP dans le maintien ou l’évolution du SI Legacy 

Sur ce point, il convient de distinguer deux grands cas d’usage : vivre avec l’obsolescence ou traiter cette obsolescence. Dans ces deux cas, un MSP jouera un rôle central. 

1. Vivre avec l’obsolescence 

Ici, il faut distinguer les projets où l’infrastructure AS/400 est hébergée chez le client et ceux où elle est externalisée. Dans le premier cas, le rôle du MSP consistera à infogérer à distance les machines en proposant une plateforme permettant de monitorer les services du client. Le MSP sera également garant de l’exploitation en continu de la plateforme pour garantir un engagement de disponibilité. Nous noterons qu’une telle démarche ne demande aucun changement sur l’infrastructure de l’entreprise : l’infogérance s’insère parfaitement dans les outils en place dans le SI sans les perturber. 

Dans le cas où l’infrastructure AS/400 est externalisée chez un MSP, ce dernier, au travers d’une équipe dédiée, gérera dans son intégralité la plateforme sans que les équipes du client n’aient à s’en soucier. Cette approche permet donc de s’appuyer sur des ressources expertes qui maîtrisent de bout en bout les projets AS/400. Mais aussi de virtualiser l’infrastructure AS/400 vers le Cloud afin de se prémunir de la gestion matérielle tout en bénéficiant d’une haute-disponibilité native ainsi que d’un PRA industrialisé. Un tel dispositif permet de passer d’un modèle CAPEX à un modèle OPEX, qui offre plus de souplesse. 

2. Traiter l’obsolescence 

Sur ce point, il s’agit de mener à bien sa transformation digitale en prenant en compte l’obsolescence. Il est alors utile de proposer des ressources informatiques à la demande pour accompagner cette transformation et de mettre à jour toute la pile applicative jusqu’au socle AS/400. Enfin, de bénéficier des dernières fonctionnalités mais aussi de la meilleure sécurisation possible via le support effectif de l’éditeur. L’intégration de la dimension Cloud Power d’IBM permettra d’offrir des nouveaux services autour de la sécurité avec un PRA entièrement automatisé ou encore de la sauvegarde externalisée. Nous pourrions enfin citer d’autres avantages comme : l’hébergement de l’infrastructure AS/400 sur une plateforme mutualisée, l’infogérance 24h/24 et 7j/7 des plateformes Power IBM, etc. 

Fort de ces éléments, il apparaît clairement que de nombreuses possibilités existent pour prendre en compte l’environnement AS/400 à long terme et continuer de s’appuyer sur cette plateforme performante en l’inscrivant dans la modernité. C’est précisément en ce sens que les MSP se positionnent en partenaires des entreprises et organisations publiques pour les accompagner de bout en bout dans leurs projets et en garantir une réelle pérennité. 

L’horodatage de documents se positionne aujourd’hui comme un must have pour l’ensemble des organisations. Pour bien comprendre ce procédé, revenons dans un premier temps sur sa définition et ses fondamentaux.

Le vrai visage de l’horodatage

Concrètement, l’horodatage permet d’apposer un véritable sceau numérique et de dater de façon incontestable un document numérique. Il est donc possible de donner une valeur légale à ses documents électroniques. Horodater un document permet alors d’attester la date et l’heure exacte à laquelle il a été émis ou signé.

Donner une valeur légale à des documents stratégiques à l’image d’un contrat de travail ou autre est donc désormais une option possible dans la mesure où l’on opte pour un certain type d’horodatage : l’horodatage qualifié. Seuls les tiers de confiance qualifiés par l’ANSSI sont en mesure de délivrer ces jetons d’horodatage. Opter pour l’horodatage qualifié permet également de garantir l’intégrité des fichiers dans leur ensemble. Une fois l’horodatage qualifié effectué, un jeton est alors automatiquement émis. Ce dernier atteste de la conformité de l’opération réalisée. Les jetons sont uniquement délivrés par les prestataires de services certifiés en tant qu’autorités de certification et prestataires de services qualifiés d’autorité d’horodatage.

Quelques exemples d’utilisation

-Bulletins de paie des collaborateurs

Largement déployés au sein des entreprises, les bulletins de paie électroniques concernent désormais des millions de personnes. Pour garantir leur authenticité et leur non-altération, il convient donc de mettre en place un processus de dématérialisation de confiance associant d’une part signature électronique et horodatage (avec cachet électronique).

-Émission de factures électroniques

Encadrée par la loi, la dématérialisation de factures nécessite de respecter de nombreuses règles. Ainsi, pour ne pas avoir à conserver les factures au format papier (reçues ou émises), il est nécessaire que ces dernières soient numérisées selon les conditions définies par le législateur. Dans ce contexte, elles doivent notamment répondre à des garanties d’intégrité. L’horodatage qualifié est en particulier une des solutions qui y répond (cf. décret sur la copie fiable).

-Protéger ses travaux et créations

Nombre de métiers à l’image des architectes ont à protéger leurs travaux, plans et dessins contre les plagiats. Sur ce point, enregistrer et certifier la date de ses réalisations est un élément stratégique qui permet de prouver de manière irréfutable l’antériorité de ses créations.

Par Pascal Merlin – Business Unit Manager chez Certigna

Indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise et véritable outil de pilotage, le SIRH est un environnement indispensable à déployer. Si ce dernier est largement mis en œuvre, il est pourtant encore trop souvent sous-exploité. Voici les 5 principaux freins à son utilisation.

Une mauvaise approche de la conduite du changement

La résistance au changement est le premier frein à l’adoption. Il s’agit bien sûr d’un classique, connu de tous. Qui dit adoption, dit conduite du changement pour dépasser les résistances. Mais l’on s’aperçoit que le sujet de l’accompagnement au changement n’est pas toujours bien traité, alors que la problématique est connue depuis bien des années. L’accompagnement au changement est pourtant en première ligne des dépriorisations dans certains projets, alors que nombre d’entreprises s’accordent à dire qu’il est essentiel et devrait au contraire être priorisé et se voir attribuer plus de budget et de ressources. Au-delà de l’outil, ce sont d’abord les processus métiers RH qu’il faut faire adopter.

Un manque de volonté au changement

La résistance au changement est un frein observé dans tous les projets. Il faut porter notre attention sur les personnes présentes avant le changement et qui vont le subir en voyant leurs habitudes modifiées. Ainsi, enlever toute résistance liée au passage au digital et éviter le fameux “C’était mieux avant“. De plus, on constate un degré supérieur de résistance : un manque de volonté à changer, voire un refus catégorique de le faire. Pour quelles raisons ? Cela expliquerait peut-être une tendance/déformation d’aller vers le support plutôt qu’une conduite du changement complète. Cependant, la raison du manque de temps dissimule dans certains cas un manque de volonté à prendre ce temps pour changer ses pratiques et bénéficier de la valeur ajoutée du nouvel outil. Enfin, la nécessité d’un leadership pour insuffler le changement, en particulier dans les organisations décentralisées, est nécessaire et souvent sous-évaluée.

Une appétence au digital disparate

Le manque d’appétence au digital, c’est-à-dire l’attrait et l’aisance des utilisateurs vis-à-vis des outils digitaux, est identifié comme un facteur freinant l’adoption des solutions SIRH. Un constat est posé : les résistances à la digitalisation des processus de travail sont portées par une grande diversité de collaborateurs, managers compris. Le manque d’appétence du manager a naturellement un impact plus important, car il devrait être le moteur du changement auprès de ses équipes. Cette appétence n’est pas toujours corrélée à la pyramide des âges. D’autres pistes sont aussi à prendre en compte : la maîtrise du français et l’illectronisme, c’est-à-dire le manque de connaissances quant au fonctionnement des outils informatiques.

Un manque d’implication des parties prenantes dans les projets

Pour réussir l’adoption d’un nouvel outil RH, une collaboration étroite entre les équipes SIRH, RH et les utilisateurs finaux est indispensable. L’objectif est de bien comprendre les besoins des différentes parties prenantes afin de maximiser les bénéfices apportés par les nouvelles technologies, tout en réduisant les réticences et en garantissant une expérience utilisateur satisfaisante. À l’inverse, la sous-implication des parties prenantes constitue un frein majeur à l’adoption. Cela se traduit par une absence de prise en compte des besoins réels, aboutissant à des outils peu performants pour les utilisateurs finaux. N’ayant pas été consultés ni écoutés, mais contraints d’utiliser ces outils, ils seront frustrés, insatisfaits et ne les adopteront que partiellement. Rappelons ici que le verbe “adopter” vient du latin “adoptare” qui signifie “choisir”. Imposer un choix d’outil est contradictoire avec cette volonté d’adoption.

Notons aussi que l’acceptation du changement dépend des pairs. Les utilisateurs ambassadeurs et relais des bonnes pratiques doivent être informés de leur rôle et impliqués suffisamment en amont. Les équipes RH métiers et les managers jouent également un rôle crucial dans l’adoption du SIRH. Ils sont des relais locaux essentiels pour diffuser les formations et les messages à leurs équipes, répondre à leurs questions suite aux formations, et ce, en complément des dispositifs déjà mis à leur disposition.

Une défaillance de paramétrage des outils

Il existe aussi des freins liés à l’adoption, inhérents aux outils SIRH eux-mêmes. Au-delà d’un manque de simplicité, d’intuitivité ou de la présence de limitations technico-fonctionnelles des outils, un décalage est observé entre les objectifs escomptés et les résultats réellement obtenus avec les solutions. Cet écart pourrait s’expliquer par des études de choix d’outils menées de manière trop superficielle, ou par le non-respect des promesses formulées par les éditeurs. À noter que les rapports de force dans l’organisation ne sont pas propices à des choix optimisés. Le paramétrage de la solution choisie est également un point essentiel. Copier-coller les paramétrages de l’ancien outil sur le nouveau aboutit rarement à un bon choix, l’objectif numéro un d’un changement applicatif étant pourtant d’apporter des améliorations. Le résultat sera sans appel : les outils ne seront pas en phase avec les besoins du métier ou les spécificités de l’organisation. Ces décalages mèneront à des reparamétrages chronophages et coûteux. La confiance en l’outil ne sera pas au rendez-vous du fait de sa non-performance. Parfois, dans des phases de post-démarrage, des anomalies ou bugs peuvent apparaître. Cela va ralentir l’exécution des processus par les utilisateurs et contribuer à l’insatisfaction et à une mauvaise adoption.

Pour lever les freins et sécuriser l’adoption du SIRH et des processus, il est donc fondamental de bénéficier d’un accompagnement au changement préparé et renforcé, d’améliorer en continu l’outil, car le projet ne s’arrête pas au déploiement et d’intégrer une couche d’IA dans son projet qui permettra de gagner en pertinence et en performance.

Par Toan Nguyen, CEO chez Shortways