La mise en place d’un projet ITSM au sein d’une entreprise est incontestablement un projet stratégique et structurant. Si les dimensions de conceptualisation, de technologies et de paramétrage sont importantes, force est de constater qu’une autre notion est fondamentale : l’accompagnement au changement. A priori évidente, une telle approche est pour autant souvent négligée et impacte la bonne mise en application du projet.

Mais pourquoi est-ce si important ?

Rappelons qu’un projet ITSM est par définition un sujet en constante évolution et qui demande donc beaucoup d’agilité. Ainsi, en continu, il est fondamental de faire évoluer ses processus et d’en informer les équipes pour s’assurer qu’elles pourront parfaitement s’approprier les changements réalisés.

En ce sens, on comprend donc parfaitement que l’accompagnement au changement doit être évoqué dès le début de la conception du projet. Sur ce point, il convient donc d’être particulièrement précis et de communiquer régulièrement avec les équipes des clients. L’objectif est notamment de définir des moyens efficaces et sur mesure pour informer et sensibiliser les utilisateurs. Dans ce contexte, tous les formats sont possibles et dépendent des attentes du client.

Les outils à mettre en place 

Nous pouvons par exemple évoquer les plateformes collaboratives, la création d’ateliers, le lancement de formations personnalisées, des outils FAQ, des tutoriels spécifiques, des plateformes de tests … Il convient aussi de proposer des supports engageants aux couleurs de l’entreprise avec intégration de la charte graphique notamment. Tous ces éléments simplifieront les processus d’appropriation. Notons aussi que différentes méthodologies pourront être déployées pour véhiculer les informations et sensibiliser les équipes.

Il s’agit alors de lever toute résistance au changement, de faire comprendre les apports de l’ITSM et de positionner les collaborateurs comme de véritables sponsors du projet. Les moyens d’accompagnement au changement déployés doivent alors prendre en compte la notion d’expérience utilisateurs et des approches métiers et techniques. Ainsi, que ce soit du côté de l’intégrateur ou du client final, il est fondamental de désigner un référent chargé de piloter les notions d’accompagnement au changement et de s’assurer que ce dispositif simplifie en continu l’acceptation du projet.

À travers ces éléments, on comprend donc aisément que l’ITSM ne peut se contenter d’être abordé sur un prisme purement technique et nécessite un véritable accompagnement des utilisateurs. C’est à cette condition que ce type de projet pourra connaitre un véritable succès et qu’il sera largement adopté par toutes les personnes concernées.

Par William Lecomte Directeur BU ESM Infodis

Par Toan Nguyen, CEO chez Shortways

Dans toutes les organisations, la promesse d’un ERP repose sur un principe simple : centraliser, automatiser et fiabiliser les processus de gestion. Mais pour que cette promesse se concrétise, encore faut-il que les données saisies soient justes, complètes et homogènes. Et c’est précisément là que le bât blesse. Malgré les projets de modernisation, les campagnes de formation ou les procédures internes, la qualité des données reste un sujet récurrent et structurant, au cœur des préoccupations des directions métiers et DSI.

 

1 . L’ERP, système de référence pour les processus critiques

L’ERP est le socle des processus les plus sensibles de l’entreprise : gestion financière, achats, comptabilité, logistique, gestion des stocks, voire paie ou gestion de projets. Chaque donnée saisie dans le système peut impacter directement des opérations de facturation, des commandes fournisseurs, un reporting budgétaire ou la clôture comptable. Dès lors, une erreur de saisie sur une catégorie d’achat, une date de commande, ou un code analytique peut générer une chaîne de conséquences : mauvaise allocation budgétaire, erreurs dans les relances, désalignement entre les services… Plus l’ERP est intégré, plus les conséquences se propagent rapidement.

 

2 . Les utilisateurs, premiers responsables de la qualité des données

Contrairement à une idée reçue, les erreurs de données ne viennent pas d’un défaut technique de l’outil, mais d’une mauvaise saisie côté utilisateur. 76% des problèmes de qualité des données trouvent leurs origines dans les saisies des utilisateurs (The Warehousing Institute). Cela peut être dû à un manque de compréhension des champs, une absence de formation sur les règles à appliquer, ou encore une volonté d’aller vite, sans vérifier les impacts. Dans un ERP, chaque utilisateur agit à son échelle : il peut créer une commande, rattacher un projet, enregistrer une dépense… Et chaque action alimente la base de données globale. C’est pourquoi la qualité des données commence toujours par la qualité des saisies, dès le premier niveau d’intervention.

3 . Les impacts concrets d’une donnée erronée ou incomplète

Une donnée mal saisie, incomplète ou incohérente n’est jamais anodine. Elle entraîne des traitements manuels supplémentaires, des retards, des surcoûts, ou encore des insatisfactions côté clients ou fournisseurs. Mais cela peut aller au-delà de cela, elle peut fausser les indicateurs de pilotage, ce qui compromet les prises de décision stratégiques. Prenons l’exemple d’un code budget mal affecté : il peut remettre en question la validité d’un reporting mensuel, forcer des retraitements comptables, et fausser le calcul d’un taux d’engagement. À grande échelle, ces anomalies deviennent structurelles et nuisent à la fiabilité globale du système.

 

4 . Les difficultés à instaurer des règles communes et durables

Un autre frein majeur à la qualité des données dans l’ERP réside dans l’incapacité à établir et faire respecter des règles homogènes sur la durée. Les projets ERP impliquent souvent plusieurs entités, directions ou filiales, avec des pratiques locales parfois divergentes. L’absence de gouvernance sur les référentiels, la multiplicité des exceptions, ou la rotation des effectifs complexifient encore cette homogénéité. Ce manque d’alignement rend difficile l’instauration de bonnes pratiques durables et génère des écarts d’utilisation qui fragilisent la fiabilité de l’ensemble du système.

Une solution : l’accompagnement continu intégré à l’ERP

La qualité des données dans un ERP n’est pas une option. C’est un levier stratégique, indispensable à la bonne exécution des processus, à la fiabilité des reporting, et à l’optimisation des ressources. Elle ne dépend pas uniquement de l’outil, mais surtout des utilisateurs, des règles partagées, et de l’accompagnement au quotidien.

Si l’erreur est humaine, alors c’est précisément à cette étape critique – celle de l’accompagnement – que réside la clé pour fiabiliser durablement les saisies. L’accompagnement ne se limite plus à des formations ponctuelles ou à des manuels peu lus. Il doit être continu, personnalisé et intégré dans les écrans du quotidien. C’est cette nouvelle façon de former et de guider qui permet de faire de la qualité de saisie un réflexe naturel. Fiabiliser la saisie à la source renforce la qualité des données, la performance des processus ERP, et, in fine, la confiance dans le système.

Les 6 grands besoins des responsables d’industrie

Selon une enquête menée par Sage, les chefs d’atelier éprouvent 6 grands besoins :

1. L’identification des possibilités d’amélioration du coût de production 

C’est l’un des moyens permettant aux PME (Petite et Moyenne Entreprise) d’accroître leur compétitivité. Afin d’y parvenir, ces entreprises font recours à la traçabilité des matières premières, à l’optimisation du process interne, à la mise en place d’indicateurs de production…

2. Le suivi en temps réel des actions de l’industrie

Dans le but d’améliorer la rentabilité et la productivité, il est important de disposer d’outil permettant un suivi de la chaîne de production afin de faire preuve de réactivité

3. La surveillance du stock de matière première

La maîtrise de votre stock vous permet de déterminer votre capacité de production. Maîtriser votre stock de matière première vous permet également d’anticiper sur vos besoins ce qui un impact positif sur la chaîne de production 

4. L’anticipation des demandes des clients, des fournisseurs et des sous-traitants

Afin de pouvoir assurer la livraison à temps des commandes des clients, vous êtes obligés de maîtriser au préalable les capacités de vos fournisseurs et des entreprises qui sous-traitent avec vous. Ceci vous permet également d’avoir un planning clair des délais de livraison de vos fournisseurs afin de planifier les livraisons des clients. 

5. L’optimisation des performances et de la maintenance 

La performance d’une industrie dépend de celle des équipements. Au-delà de procéder à la réparation en cas de panne, anticiper à travers des travaux de maintenance « préventive » permet d’assurer un fonctionnement continue des machines et donc un meilleur rendement 

6. La disposition d’un système de production agile 

Livrer dans le délai nécessaire une commande, identifier le composant qui pourrait remplacer un autre… nécessite d’avoir une vision à 360° de votre entreprise.

En plus des commandes que vous recevez, de l’état de fonctionnement de vos machines, des actifs dont vous disposez…, votre cycle de production dépend également de votre organisation dans la préparation des procédures. Afin d’accroître votre efficacité opérationnelle, d’avoir un bon suivi … il est impératif que vous puissiez établir un tableau de bord, avoir une vision globale des enjeux … 

Tout ceci vous permet également d’anticiper les difficultés auxquelles vous pourrez être confrontés.

Etape 1, la préparation : une étape fondamentale dans l’optimisation de votre ligne de production

En plus des commandes que vous recevez, de l’état de fonctionnement de vos machines, des actifs dont vous disposez…, votre cycle de production dépend également de votre organisation dans la préparation des procédures. Afin d’accroître votre efficacité opérationnelle, d’avoir un bon suivi … il est impératif que vous puissiez établir un tableau de bord, avoir une vision globale des enjeux … 

Tout ceci vous permet également d’anticiper les difficultés auxquelles vous pourrez être confrontés.

De façon concrète, la préparation consiste à baliser le terrain en collectant l’ensemble des informations et des données ayant rapport à la fabrication des produits et à la gestion du système de production. Ainsi, vous arrivez à une meilleure gestion du quotidien et à la croissance de votre réactivité en cas d’imprévu. Entre autres questions qu’il faut se poser à cette phase, on peut citer :

• Quel est l’état des stocks
• Quels sont les ressources dont nous disposons ?
• Quel est l’état des commandes ?
• Quel est l’état des machines ?
• Quels sont les travaux de maintenances effectués ?
• Quel est le planning des productions ?
• Comment est organisée la traçabilité des produits.

Etape 2 : la planification et les outils nécessaires

Retard de livraison, indisponibilité de produits, mauvaise gestion des stocks … voilà autant de problèmes qui plombent la productivité des entreprises. Afin de pouvoir planifier les délais de livraison mais aussi d’assurer une parfaite harmonie entre les commandes et les livraisons, il est important de tenir compte des exigences des clients et d’optimiser le process interne de production. Pour y parvenir, associer une méthode de travail appropriée à des outils technologiques s’avère nécessaire. Dans cet article, nous verrons l’importance de la planification dans l’optimisation de la ligne de production d’une entreprise puis nous verrons les logiciels qui peuvent y contribuer

Etape 3 : le suivi, un atout important pour l’amélioration de la production

Une bonne préparation et une bonne planification ne suffisent pas pour rendre une industrie performante. A tout ceci doit s’ajouter en un premier temps un excellent suivi. Disposer des outils et techniques nécessaires afin de savoir ce qui se passe dans votre atelier que vous y soyez ou non vous permet d’être informé en temps réel de l’évolution des choses et d’être plus réactif.

Mais en réalité, en quoi consiste un « un bon suivi »? Quels sont les avantages d’un bon suivi et quels sont les outils adaptés ? Voilà autant de questions auxquelles nous répondrons dans le présent article.

Etape 4 : l’analyse

Après la préparation, la planification, le suivi, la 4ème étape du processus d’optimisation de la ligne de production d’une industrie est celle de l’analyse. Collecter des données, installer des outils de surveillance, œuvrer à accroître la productivité des employés, c’est bien. Toutefois, c’est l’analyse des données recueillies qui vous permettra de prendre les décisions les plus éclairées.

Quel outil pour une bonne analyse ?

Afin de faire de bonnes analyses, prendre de bonnes décisions… vous aurez besoin d’un logiciel de GPAO (gestion de la production assistée par ordinateur). Il existe de nombreux outils conçus par Sage dont le célèbre logiciel dénommé Sage 100 Gestion de la production. Outil complet en termes de fonctionnalités, Sage 100 Gestion de la production propose une interface ergonomique et très facile à utiliser. Il est un logiciel exhaustif qui prend en compte les différentes étapes de la production afin de vous présenter des données fiables. Ce logiciel est un outil collaboratif qui reste accessible peu importe le moment.

Avec Sage 100 Gestion de la production, vous disposez de toutes les informations techniques et avez une vue claire des classifications et gammes de vos produits. Les tâches de sous-traitance sont incluses ce qui vous permet clairement d’évaluer les coûts de revient et de les comparer à vos prévisions de départ. Également, avec cet outil, vous avez la possibilité de contrôler la qualité et la durée de fabrication mais aussi de faire des simulations sur les prévisions de production.

L’interopérabilité : un axe clé pour les éditeurs de solutions de gestion

L’automatisation et la bonne gestion de l’ensemble des processus de l’entreprise constitue aujourd’hui une donnée centrale à prendre en considération pour accroitre ses performances, gagner en fluidité dans la gestion de ses opérations, se conformer à des contraintes réglementaires ou encore repenser sa stratégie de croissance. Dans ce contexte, s’appuyer sur des solutions de gestion ou des ERP est un axe stratégique. Pour autant, comment faire le bon choix ? Les seules fonctionnalités proposées par les éditeurs sont-elles suffisantes ? À bien y regarder, ce n’est pas évident.

Prendre en compte la mouvance de son marché

Si une solution de gestion semble parfaitement répondre à ses attentes à l’instant T, il faut garder à l’esprit que l’environnement économique, sectoriel et réglementaire est en perpétuelle évolution. Sur ce point, les entreprises doivent absolument s’assurer que l’éditeur sélectionné dispose d’une bibliothèque d’API qui lui permettront de se connecter vers l’extérieur et de pouvoir traiter et intégrer des flux de données et d’informations provenant d’environnements tiers. Ce point souvent oublié est pourtant central dans la mesure où mettre en place un ERP est un choix structurant de long terme.

La montée en puissance de l’approche « Best-of-Breed »

Depuis peu, le concept de « Best-of-Breed » semble sortir du simple champ de réflexion pour se positionner comme une réalité opérationnelle concrète. En effet, les professionnels semblent aujourd’hui plus que convaincus que s’appuyer sur des solutions expertes soit un facteur générateur de performance et de productivité. En ce sens, une approche monolithique s’appuyant sur une seule solution ne semble plus aujourd’hui la norme ou une règle incontournable. Il s’agit donc d’une réelle révolution pour nombre d’éditeurs ERP qui ne conçoivent pas de ne pas tout gérer. Attention là encore à prendre en compte ce point, notamment dans des secteurs spécifiques comme celui de la grande distribution qui nécessite de s’ouvrir à différents protocoles comme l’EDI par exemple.

Concilier le meilleur des deux approches 

Au regard de ces éléments, les éditeurs ERP doivent repenser leur modèle et leur gouvernance pour intégrer ces deux paramètres. Ainsi, s’ils peuvent dans une certaine mesure mener de bout en bout les projets clients depuis leur propre solution, ils se doivent également d’être ouverts vers l’extérieur pour s’intégrer sans frottement à un existant de manière partielle. En ce sens, les  concepteurs de technologies se doivent d’investir régulièrement pour intégrer une bibliothèque de connecteurs qui permettront à leurs clients de donner un vrai visage à l’approche « Best-of-Breed ».

Seuls les éditeurs qui auront compris cette nouvelle tendance pourront répondre aux nouvelles attentes du marché et se développer sur un secteur concurrentiel et exigeant.

Pour en savoir plus : https://www.trade-easy.fr/fonctionnalites/erp-interoperable-connecteurs/

Jérôme Suhard, Directeur adjoint et CTO de Pepperbay