A l’heure où le travail à distance a dû s’imposer partout, la fiabilité des outils et l’optimisation de la productivité des équipes sont plus que jamais des priorités pour les banques. En 2020 déjà, une étude de l’institut CSA et UpSlide révèle qu’une large majorité des salariés du secteur de la finance déclare passer l’essentiel de son temps à effectuer des tâches à faible valeur ajoutée, au détriment de son cœur de métier : l’analyse et la relation client. Parmi eux, 69% effectueraient tous les jours de la mise en forme de tableaux et graphiques Excel, et 20% d’entre eux réaliseraient cette tâche jusqu’à 10 fois par jour.
DC Advisory, banque d’investissement internationale présente dans 21 pays en Asie, Europe et Amériques, n’a pas attendu la crise sanitaire pour chercher à gagner du temps dans la production de ses livrables PowerPoint et Excel. Depuis 2017, les équipes parisiennes ont adopté UpSlide, une solution de productivité et de cohérence de l’image de marque dans la suite Office. En 2020, le groupe décide d’étendre l’utilisation de l’outil à tous ses bureaux et d’en faire la solution privilégiée pour optimiser la création des propositions commerciales au sein de la banque.
« Chaque minute gagnée est une minute pour perfectionner son dossier »
« Comme pour beaucoup de sociétés et d’équipes, le problème central est le temps », constate Virginie Lefort, IT Specialist chez DC Advisory. A son arrivée en 2011 dans la banque d’investissement, elle ressent rapidement le besoin d’automatiser un certain nombre de tâches à faible valeur ajoutée réalisées sous Microsoft Office, en particulier Excel.
« La banque d’affaires est un secteur d’excellence, et le métier est très exigeant. Chez DC Advisory, notre objectif est d’obtenir le meilleur résultat pour nos clients en fournissant un conseil sur mesure en M&A, financement et restructuring. Aussi, chaque minute gagnée est une minute pour perfectionner son dossier pour le client », explique-t-elle. « Cela demande de passer beaucoup de temps en mise en forme, en relecture et en attention au moindre détail. Or j’ai découvert à mon arrivée qu’il n’existait aucune macro Excel/PowerPoint, qui sont les outils dont nous nous servons le plus pour automatiser ces tâches. »
Virginie Lefort commence alors à développer sa propre barre d’outils dans Excel, et à la diffuser autour d’elle aux banquiers en quête d’outils de productivité. « Très vite, l’envie d’aller plus loin s’est fait sentir. Alors, lorsque certains nouveaux arrivants ont commencé à nous parler des différentes solutions qu’ils avaient expérimentées dans d’autres sociétés, nous nous sommes penchés à nouveau sur le sujet. »
Près de 5h gagnées par mois et par utilisateur
Rapidement, Virginie Lefort constitue une équipe projet réunissant des utilisateurs cible (Analystes et Associates). « Nous avons testé 3 solutions, à la suite de quoi notre choix s’est porté sur UpSlide, pour des raisons de budget, d’efficacité de l’outil (possibilités de personnalisation avancées) et de relationnel : nous avons apprécié le fait de travailler avec une entreprise française, avec des locaux à proximité des nôtres, dont les équipes se sont montrées agiles et réactives à nos demandes », se souvient Virginie. « Au départ, nous étions 30 utilisateurs en France. Fort du succès et de l’enthousiasme français, le produit a été déployé dans tous nos bureaux (plus de 240 utilisateurs). »
« Au départ, les licences étaient limitées jusqu’aux Associates, mais certains Directors ont également réclamé des accès. La fonctionnalité qui a le plus de succès est le Lien Excel-Powerpoint. Quel gain de temps pour les mises à jour ! Les Bibliothèques partagées sont aussi très appréciées : chaque bureau dispose de son propre dossier avec ses slides dans sa langue. Avant l’implémentation d’UpSlide, l’homogénéité des books et des présentations clients n’était pas forcément assurée alors qu’aujourd’hui, les banquiers se dirigent vers la Bibliothèque pour trouver les derniers slides et chiffres à jour, et conformes à la charte. »
Devant l’engouement croissant pour la solution, DC Advisory a mis en place une gouvernance permettant d’assurer aux nouveaux arrivants des accès rapides et une formation à l’utilisation des principales fonctionnalités. Aujourd’hui, le gain de temps se chiffre à plus de 5h par mois et par utilisateur – dont la moitié grâce au seul Lien d’Excel à PowerPoint.
« Un sondage a été réalisé auprès des banquiers avant le déploiement global : il en est ressorti que toutes les fonctionnalités sont beaucoup utilisées et que les utilisateurs valorisent vraiment le temps gagné », témoigne Virginie Lefort. « Il nous arrive en prod d’avoir des périodes de rush, mais les banquiers ont des journées à rallonge sept jours sur sept, et même une demi-heure gagnée dans la journée est significative. Chez DC Advisory, nous sommes fiers de notre exigence sur la qualité, la justesse et l’homogénéité de nos livrables : UpSlide est l’une des solutions qui nous permettent d’y arriver. »
Pour la banque, outre le gain de temps, l’intérêt est également de pouvoir fournir à ses salariés des solutions leur assurant un confort de travail plus important… dont il serait aujourd’hui difficile de se passer. « Durant l’installation de l’outil dans les autres bureaux, j’ai dû temporairement recourir aux anciennes méthodes de construction de mes présentations », se souvient Virginie. « J’ai redécouvert un processus pénible que la Bibliothèque UpSlide m’avait fait oublier : ouvrir un fichier, copier-coller une slide – après parfois une longue recherche, un tombstone ou un élément graphique comme un icône… C’est lorsque que vous le perdez que vous vous rendez-compte à quel point un outil vous facilite la vie !… »
